MEMORANDO
EL MEMORANDO
¿QUÉ ES?
Es una
comunicación escrita de carácter interno más usada. Debe elaborarse en papel
tamaño carta a espacio sencillo. Generalmente, los memorandos se elaboran en
hojas membretadas.
¿PARA QUÉ
SIRVE?
Se
utiliza para hacer llamados de atención a los trabajadores. Para evitar la
alteración de procedimientos o instrucciones de las diferentes oficinas de una
misma empresa, o para comunicación entre el jefe y sus subalternos.
¿CÓMO SE
REMITE?
El
memorando debe dirigirse a la persona, no al cargo que ocupa. Quién lo
remite debe identificarse con su nombre y cargo y debe firmar al
final.
¿QUÉ SE
RECOMIENDA?
Se
recomienda utilizar dos copias, el original a destinatario, la copia para el
archivo de la empresa.
¿CÓMO SE
HACE?
Sus
márgenes son: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2 cm.
Letra:
Arial 12
Hoja: Tamaño
carta, membretada
PARTES:
ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula
sostenida, centrado y sin negrilla
MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin
negrilla
MEMORANDO.
CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican
la dependencia productora.
CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el
nombre de la ciudad y la fecha.
DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se
debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va
dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de
la dependencia productora.
ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de
dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y
sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos
entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla
y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por
memorando.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve y finaliza con coma (,)
(Atentamente,) o si la frase de cortesía es extensa terminada en punto
(.)
(Agradecemos su gentil colaboración.).
DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas
sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la
línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia
(Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de
Comité) según lo autorizado en
Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.
ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo
de anexo.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR (A): El responsable de copiar el
documento, se escribe uno de los nombres y la primera letra del apellido en
tipo de letra más pequeña. Si la persona que firma el documento es la misma que
lo digita, no tiene necesidad de identificarse como transcriptora.
NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta
negra.
EJEMPLO DE MEMORANDO:
CORPORACION FINANCIERA COMULTRASAN
MEMORANDO
CÓDIGO: 312-96.00
FECHA: Bucaramanga, 03 de agosto del 2014
PARA: DOCTOR JACINTO MORA RODRIGUEZ
Vicerrector Administrativo y Financiero
DE: UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
ASUNTO: Solicitud diseño unidades para conservación documentos.
Atentamente me permito solicitar el diseño de unidades de instalación
para la
conservación de documentos contables - soporte papel.
Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que
se utilizan para
archivar los documentos de gestión en Presupuesto, Contabilidad y
Tesorería, no son
compatibles con el tamaño de éstos, factor que confluye para la
conservación adecuada.
Agradezco la atención a la presente y las recomendaciones pertinentes
para cada caso.
Cordialmente,
MARIANA PÉREZ SALAZAR
Jefe de Archivo
Anexo: Dos Modelos de Informe y una publicación del Sistema
General
de Seguridad Social.
María S.
MÁRGENES Y ESPACIOS DEL MEMORANDO
NOMBRE DE LA EMPRESA
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
MEMORANDO
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
CÓDIGO: xxx-xx.xx
------------------ ( 1 interlínea )
Ciudad,
fecha
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
PARA:
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
------------------ ( 1 interlínea )
DE:
DEPENDENCIA QUE EMITE
EL MEMORANDO
------------------ ( 1 interlínea )
ASUNTO: ............ .........................
........................... .
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
Texto ................ ..................... .................
.............. .................. ........ ......... .....
.....................
.................. ....................... ...............
.............. .... ...... ........... ..................... .............
................
................ ....... ........... .... ..............
...................... ... .............. ......... ..................
...................... .
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Despedida
------------------
------------------
------------------
------------------ ( 4 interlíneas )
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlínea )
Datos del transcriptor
ALEJANDRA CORNEJO MAYORGA 9-03
perfecto me ayuda bastante
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