Que una comunicación escrita tenga el valor de
constancias, le otorgue una propiedad. Ser medio de prueba legal
en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de
las condiciones en que se hizo una transacción.
MEDIO DE FACILITACIÓN DEL INTERCAMBIO
COMERCIAL
Por último, la comunicación escrita aporta
un elemento de sensibilidad y formalidad en toda
transacción comercial. Estos conceptos son fundamentales
para el empresario de hoy y el ejecutivo moderno pueda tomar
decisiones importantes en el momento preciso sin el manejo
adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de
una gaveta de archivo (físicamente) y en la memoria (disco
duro) de una computadora de cualquier negocio dejaría de
funcionar con efectividad.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Interna. Circular, memorando, convocatoria, acta de
juntas, informe, otros.
Externa. Carta comercial (Oferta y demanda, pagos y
cobro: correspondencia bancaria, seguros y reporte; otros),
Escritos comerciales (Instancias, oficios, certificados, otros),
Escritos de carácter social (Felicitaciones, invitaciones,
saludos, carta a la prensa, telegrama, otros).
PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA
EFICIENCIA
Todo documento comercial (carta, contrato, factura)
existe como parte de la operación administrativa de un
negocio por ejemplo : un pedido es parte del proceso de compras,
un contrato forma parte de las operaciones del departamento del
personal, una tarjeta para marcar la entrada y salida de un
empleado de personal, es parte de la de la operación del
área de pagos. La mayoría de los negociaciones
administrativas funcionan separadamente sobre todo en el
ámbito de los grandes empresas, así encontramos que
un negocio cuenta con un departamento de ventas, uno de ventas o
relaciones públicas, un departamento de ventas, un
departamento de finanzas al que pertenecen: contabilidad, nominas
y pagar : almacén; un departamento de personal; un
departamento de mercadotecnia, un departamento de
producción, etc.
Cada uno de estos departamentos o áreas reciben
proceso, tramite, registro crea de documentos que facilitan el
trabajo.
MANEJO DE
DOCUMENTOS Y ARCHIVO
En una época el manejo de documentos significaba
el almacenamiento, la recuperación y la protección
de papales comercial, es decir, lo conocemos básicamente
como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo
de documentos incluye no solo el archivo sino también el
control, la utilización loa creación y la
responsabilidad final de estos . el manejo y control de
documentos así como el sistema adecuado para su archivo de
estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos
básicos y está consiste de la importancia de
correcto control, creación, utilización,
almacenamiento, protección y disposición de los
documentos necesarios en cada transacción que se realiza,
veamos la terminología que se debe de utilizar
específicamente en esta ciencia:
1. ARCHIVONOMIA: Es el conjunto de métodos, leyes
o normas de archivistita (archivo) para la conservación de
expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino
final, así como, permitir la adecuada conformación
del Archivo Administrativo.
2. ARCHIVAR: Guardar documentos o información en
un archivo.
3. SISTEMA: Arreglo de equipo y suministros que permiten
el almacenamiento de documentos de acuerdo con un plan
definido.
4. ARCHIVADOR: Mueble para guardar documentos:
gabinetes, estantes abiertos, cajas o cualquier otro tipo de
mueble para este fin.
5. ARCHIVERO O ARCHIVISTA: Es una persona con
titulación superior o media dedicada a la
organización y mantenimiento de un archivo público
o privado.
6. ARCHIVO: Sitio donde se custodian o guardan
documentos.
7. GAVETA: Nombre que recibe cada uno de los cajones que
conforma un archivador.
8. MARBETE: Letrero central que sirve para identificar
lo que contiene cada gaveta.
9. GUÍA CON OJETE: Indicador que contiene una
gaveta con la letra del alfabeto, títulos
geográficos o numéricos.
10. BLOQUES SEGUIDORES: Sirven para sostener y comprimir
los expedientes dentro de la gaveta.
11. GUÍA PRINCIPAL: Indicador de primera
séptima posición, de acuerdo con el ancho de la
gaveta. Sirve de base para la ordenación de los
expedientes.
12. GUÍA SECUNDARIA: Auxiliar de una guía
principal, sirve para facilitar la localización de los
expedientes.
13. GUÍA ESPECIAL AUXILIAR: Se utiliza
después de una guía principal para subdividir esa
sección.
14. GUÍA FUERA: Guía con cejilla central o
lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue
prestado.
15. EXPEDIENTE INDIVIDUAL: Carpeta o fólder que
reúne de tres documentos en delante de una misma persona,
empresa o asunto.
16. EXPEDIENTE MISCELÁNEO: Carpeta o
fólder que contiene documentos de diferentes
corresponsales (uno o dos).
TIPOS DE
ORGANIZACIÓN
LINEAL: Está forma de trabajo se
caracteriza por que la toma se concentra en una sola persona, la
cual toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica
de mando. El jefe de departamento o gerente asigna y distribuye
el trabajo a los colaboradores quienes a su vez reportan a un
solo jefe; el gerente o jefe de departamento asume el mando de
todas las funciones de la empresa y la responsabilidad de dichas
decisiones.
FUNCIONAL: Cada operario pasa a reportar
no solo a su jefe superior sino a varios, pero cada uno a su
especialidad.
Las características principales de la
organización funcional son:
Autoridad funcional o dividida. Esta se basa en la
especialidad o autoridad de conocimiento y se expande en toda
la organización.
Línea directa de comunicación. Las
comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de
intermediarios.
Descentralización de las decisiones. No es la
jerarquía sino la especialidad quien promueve las
decisiones.
Énfasis en la especialización. Cada
órgano distribuye, con su especialidad a la
organización
STAFF: Este es el resultado de la
organización lineal y funcional, en esta asesoría
existen órganos de asesoría.
Función de estructura que cada órgano
reparte a un solo y cada órgano.
DE LA OPORTUNIDAD
El control para que sea eficaz necesita ser oportuno es
decir debe aplicarse antes de que se efectué el error de
tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con
anticipación. Un control cuando no es oportuno carece de
validez y obviamente reduce las consecuencias de los objetivos al
mínimo.
DE LAS DESVIACIONES
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten e
relacion con los planes deben ser analizados detalladamente de
tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron
a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el
futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el
análisis de las mismas y si no se estsblecen medidas
preventivas y correctivas.
CONTABILIDAD
El establecimiento de un sistema de control debe
justificarse el costo que este presente en tiempo y dinero en
relación con las ventajas reales que este reporte. Un
control solo deberá implantarse si su costo se justifica
ante los resultados que se esperan de el: de nada servirá
establecer un sistema de control si los beneficios financieros
que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que
implica su implantación.
DE EXCEPCIÓN
El control debe aplicarse preferentemente a las
actividades excepcionales o representativas a fin de reducir
costo y tiempo debilitando adecuadamente cuales funciones
estratégicas requieren de control. Este principio se
auxilia de métodos estadísticos o
aleatorios.
DE LA FUNCION CONTROLADA
La función controladora por ningún motivo
debe comprender a la función controlada ya que pierde la
efectividad el control. Este principio es básico ya que
señala que la persona o la función que realiza el
control no debe involucrada. Una aplicación clara de este
principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control
que elabora los estados financieros de una empresa no cera la
persona mas idónea para auditarlos o terminar si son
verídicos o no ya que en dicha evaluación pueden
intervenir aspectos de carácter personal.
ETAPAS DEL CONTROL
La secuencia de etapas es necesaria para efectuar el
control.
ESTABLECIMIENTO
DE ESTANDARES
Un estándar puede ser definido como una unidad de
medida sirve como modelo guía o patrón con base en
la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de
ejecución deseado hecho no son mas que los objetivos
definidos de la organización. Ralph dice que los
estándares no deben limitarse a establecer niveles
operativos de los trabajadores si no que preferentemente deben
abarcar las funciones básicas y áreas clave de
resultados.
Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los
beneficios obtenidos por la empresa que resulta de la
comparación o relación entre las utilidades y el
capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de
rendimiento sirven también para seleccionar alternativas
de operación financiera futura.
Posición en el mercado. Estándares
utilizados para determinar la aceptación de algún
producto en el mercado y la efectividad de las técnicas
mercado lógicas.
Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no
solo para el área de productividad si no para todas las
áreas de la empresa. Se determina con base en medidas
tales como horas-maquinas horas-hombres.
Calidad del producto. Este estándar se establece
para determinar la primacía en cuanto a calidad en
relación con la competencia.
Desarrollo del personal. Su objeto es medir los
programas de desarrollo de la gerencia y su
efectividad.
Evaluación de la actuación. Establece las
condiciones que deben existir para que el trabajo se
desempeñe satisfactoriamente sirve para
determinar
TIPOS DE ESTANDARES
Existen tres métodos para establecer
estándares cuya aplicación varia de acuerdo con las
necesidades especificas del área donde se
implementa.
Estándares estadísticos. Llamados
también históricos se elaboran con base en el
análisis de datos de experiencia pasadas ya sea de la
misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo
confiables pues en ocasiones la situación presente ha
variado demasiado en relación con el pasado por tanto al
establecer la información estadística debe ser
complementada con el criterio.
Estándares fijados por apreciación. Son
esenciales juicios de valor resultado de las experiencias pasadas
al administrador en áreas en donde la ejecución
personal es de gran importancia. Se refiere a ciertas actividades
cuyo carácter es intangible o cualitativo tales como la
moral de la empresa actitud del personal otras pero cuya
importancia es vital: su fijación como ya se dijo es
subjetiva o a juicio de los ejecutivos.
Estándares técnicamente elaborados. Son
aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo
de una situación de trabajo específica. Se
desarrolla en relación con la productividad de la
maquinaria del equipo y de los trabajadores son llamados
también estándares de producción y de
tiempos y movimientos.
Por otra parte, los modelos de acuerdo con sus
características pueden ser cuantitativos si son
susceptibles de medirse en unidades numéricas o
cualitativas cuando se establece subjetivamente y los aspectos
que se evalúan son referentes a ciertas
cualidades.
EL
ARCHIVO
Biblioteconomía y
documentación
La biblioteconomía, conocida también en
algunos países hispanoamericanos como
bibliotecología, es el conjunto de actividades
técnicas y científicas que tiene como finalidad el
conocimiento de la información, de los materiales en que
se presenta y del lugar en que se hace uso de ella, para con esto
responder mejor en calidad y cantidad a las demandas de
información que hace la sociedad. El término deriva
de las palabras griegas biblion ('libro'), theke ('caja') y nomos
('ley').
La organización de una biblioteca, esto es, la
organización física por materias de un
catálogo de libros, ha llevado al estudio del cómo
estructurar el conocimiento humano: catalogación y
clasificación. El estudio de la arquitectura de la
información incluye una especialidad denominada
«Bibliometría», que se ocupa por ejemplo de
los índices de citas o citation index, el factor de
impacto o impact factor, el número de veces que un
artículo es citado en otros artículos, etc. El
enfoque hacia el mundo empresarial se expresa en la
Gestión del conocimiento, que busca calidad o relevancia y
difusión selectiva del conocimiento, para hacer frente a
la sobrecarga de información. El mundo de las bibliotecas
y centros de documentación es muy sensible hacia el
conocimiento de sus usuarios y autores, lo que supone estudiar
las necesidades de los clientes mediante encuestas y entrevistas
(métodos obstructivos) o mediante el análisis de
los patrones de búsqueda de los clientes, como puede ser
el análisis de los weblogs de los catálogos
(métodos no obstructivos).
En España se puede estudiar
Biblioteconomía y Documentación en más de
una decena de universidades. Los profesionales de la
Biblioteconomía y Documentación, -bibliotecarios y
documentalistas- participan en asociaciones tanto a nivel
nacional y regional como internacional.
Características de la
biblioteconomía:
Clasificar e indexar el conocimiento;
los aspectos morales y políticos que van
relacionados con los principios morales y políticos de
la sociedad a la que pertenece;es una profesión de servicio
social;la difusión del conocimiento que es tanto o
más importante que la conservación de la misma,
ya que ésta sin la otra no tendría
sentido;administración del conocimiento dentro de la
sociedad de la información (LRRA);arte de organizar y administrar una
biblioteca;se discute si se trata de una ciencia o conjunto de
técnicas (sinuhe);ciencia que permite organizar, preservar y difundir
el conocimiento.
Autor:
José Reyes Alveo
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