Cómo foliar documentos de archivo
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Este documento explica el proceso de foliación de documentos de archivo. Define foliación como la numeración consecutiva de las hojas de un documento. Detalla los requisitos, materiales y procedimientos para realizar la foliación correctamente, incluyendo numerar las hojas en el orden correcto, utilizando lápiz negro y sin alterar el contenido original. El objetivo principal de la foliación es permitir una fácil ubicación y preservación de los documentos.
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- 1. ¿CÓMO DEBE REALIZARSE LA FOLIACIÓN EN LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO?
- 2. Contenido: Diap.3: Qué es foliación? Diap.4: Requisitos para la foliación. Diap.5: Materiales para la foliación. Diap.6, 7,8,9 y 10 : Procedimiento para la foliación de documentos. Diap.11: Glosario. Diap.12: Bibliografía.
- 3. Para realizar la foliación de documentos, bien sea físico o digital, debemos seguir unos pasos para su previa realización, pero es bueno saber primero: ¿Qué es Foliación? Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados. La foliación es muy importante en todos los casos de la organización de archivos, sus principales finalidades son 2: * La Cantidad de los folios. *La calidad de los folios, y hace referencia a la conservación de documentos.
- 4. Esta foliación permite la rápida ubicación del documento, cualquier clase de documento puede tener foliación ( Inventarios, guías , catálogos). La foliación es requisito para transferencias primarias (Archivos de gestión al archivo central) y los secundarios (Archivo central al archivo histórico). Requisitos para la foliación: 1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico. 2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original. 3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada
- 5. 4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. Materiales para la foliación: 1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble. 2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.
- 6. Procedimiento para la foliación de documentos: 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. 3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
- 7. 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 7. Los planos, mapas, dibujos, etc , que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. 8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas.
- 8. 9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado. 10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. 11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
- 9. 12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. 13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación. 14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. 15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
- 10. 16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. 17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. 18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. 19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales – CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
- 11. Glosario: *Folio: Es una hoja. *Foliar: Acción de enumerar las hojas (Folio, documento). *Foliación: Es el acto de enumerar los folios pro su cara recta (Primera cara),// Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. *Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. *Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. *Página: Lo escrito o impreso en una cara. Hay que recordar que foliar no es lo mismo que paginar, como lo explique anteriormente.
- 12. Bibliografía: - ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Circular Nº 004 de 2003. - ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo Nº 38 de 2002. - ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafe de Bogotá, 1997. - ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”. - GODOY, Julia LÓPEZ, Imelda CASILIMAS, Clara. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Directrices Básicas e Instructivos para su Elaboración (versión actualizada). Mini/Manual Nº 4. Archivo General de la Nación, 2001. - GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística. Bogotá, Archivo General de la Nación, 1997. - JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C., 2003. - ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características de calidad.
- 13. Presentado Por: Ana Lucia Quiroga Aguilar. Para: Gilberto Ceballos. Documentación y archivo.