El backup o tener un suplente laboral es una estrategia que se está utilizando mucho en las empresas. Significa que todos los miembros del equipo de trabajo están obligados a saber el procedimiento que hace cada uno. De esta manera, si alguien llegara a ausentarse, no existiría tanto problema, ya que se podría sustituir y la operación laboral seguiría con su función normal.
Sin embargo, para que este nuevo método funcione, se deben marcar algunas reglas esenciales para evitar que surjan problemas o contradicciones. Pon mucha atención a estos 4 consejos que te comparto por si estás dispuesto a implementar este nuevo método:
1- Crea un plan
Si tu equipo de trabajo es pequeño, lo mejor que puedes hacer es asignar el suplente de cada integrante. Es decir, cada integrante tendrá que cubrir a otro (una sola persona no podría cubrir a todos o entender a la perfección cada tarea de cada integrante); de esta manera se podrán tener un mejor control y organización.
2- Asegúrate de que estén relacionados
Definitivamente las tareas laborales nunca serán iguales. Cada quien tiene su estilo y su manera de hacer las cosas, y es por eso que nunca se podrá igualar, por mucho que conozcas a detalle el proceso.
Muchas veces este tipo de procesos o estrategias podrían generar problemas y discusiones si algo llegara a salir mal. Una solución sería que tú, como líder del equipo, relaciones a las personas que tengan similitudes tanto personales como laborales (que su trabajo sea algo similar o del mismo ramo), así las cosas podrían salir mejor y evitarás conflictos.
3- Capacitación constante
Para tener un mejor control y organización, la capacitación es fundamental. Establece un día (puede ser el más relajado de la semana) en el que puedan ponerse de acuerdo y ver los avances que han tenido, las novedades de la semana y los pendientes que hay que solucionar. Así se podrá estar al día con el trabajo y en cuanto surja una emergencia, se podrá tomar el control sin preocupaciones.
4- Solo emergencias
Este método es únicamente de emergencia. Planeta a tu equipo que no deben abusar o querer dejar todo el trabajo a la persona suplente, ya que esto podría generar conflictos y retrasar el trabajo. Utilízalo con la finalidad de que nunca se retrase el trabajo.
Recordemos que el término backup hace referencia a el proceso de copia de seguridad. Se refiere a la copia y archivo de datos de la computadora, de forma que se pueda restaurar la información original después de una eventual pérdida de datos. Lo mismo sucede con el suplente, se tiene para los casos de emergencia.