A partir del año 2008 existe un nuevo tipo de asociación empresarial, conocido como Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S.). Por tanto, desde su entrada en vigencia, el cincuenta y cuatro por ciento 54%* de las empresas que se han creado en Colombia, lo han hecho bajo esa figura. Permitiéndole entonces a los emprendedores simplificar trámites y comenzar su proyecto con un bajo presupuesto, adicional a los beneficios legales que tiene el gobierno.
Por ejemplo: las S.A.S. no necesitan en principio, de un revisor fiscal y es de su elección, tener Junta Directiva o no.
Para formalizar su empresa en Colombia, solo necesita preparar adecuadamente los documentos y seguir los siguientes pasos:
- 1. Consultar nombre de la empresa en el RUES
- 2. Preparar la documentación
- 3. Estatutos
- 4. Inscripción en la cámara de comercio del domicilio de la sociedad
- 5. Tramitar el RUT definitivo
- 6. Crear cuenta bancaria
- 7. Resolución de facturación electrónica y firma digital.
1. Consultar nombre en el RUES
Consultar en el Registro Único Empresarial y Social – RUES, para verificar que no exista otra empresa con el nombre que desean registrar. Solo hay que ingresar a www.rues.org.co y escribir la razón social.
2. Reunir toda la documentación
Los documentos necesarios para la constitución son:
● Documento privado de constitución o escritura pública
● PRE-RUT
● Fotocopia de la cédula del representante legal
● Formulario único empresarial
El Documento Privado o Escritura Pública de constitución, son los estatutos de la compañía donde se define la estructura de la organización.
El PRE-RUT es un formulario que se diligencia en la página web de la DIAN, seleccionando la opción Inscripción del RUT, y luego Cámara de Comercio.
El formulario único empresarial se adquiere en la cámara de comercio del domicilio donde va a constituir la sociedad, se debe diligenciar con todos los datos de la empresa como lo son, pero sin limitarse a ello, dirección, nombre, sigla (si la tiene), códigos CIIU, información financiera inicial, entre otra.
3. Estatutos
Es importante que los Estatutos tengan como mínimo, lo siguiente:
• Identificación de las Partes
• Domicilio
• Accionistas y composición accionaria
• Indicar el Capital:
o Capital Autorizado
o Capital Suscrito
o Capital Pagado
• Asamblea de Accionistas
• Representante Legal
• Disposiciones Varias:
o Cláusula Compromisoria
o Causal de Disolución por la Hipótesis de Negocio en Marcha
NOTA: Se recomienda que este documento sea elaborado desde un principio, por un abogado experto en la materia.
4. Inscripción en la cámara de comercio
Luego debe ir a la cámara de comercio con toda la documentación y realizar el registro. Las sociedades que se constituyan se deben matricular en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar acordado como domicilio social y el acto de creación se debe inscribir en el Registro mercantil correspondiente.
NOTA: recuerda que debes sacar los Libros de Accionistas y de Actas, se recomienda que se haga el mismo día en que se ingresan los documentos en la Cámara de Comercio.
NOTA: es importante que inscriba la página web en el registro mercantil.
5. Tramitar el RUT definitivo
Ahora es necesario ir a la DIAN para diligenciar el RUT definitivo. Para esto necesitará: la cédula del representante legal con su respectiva copia y la versión previa del registro mercantil.
NOTA: la DIAN y la Cámara de comercio hicieron alianza para que al momento de la constitución de la Persona Jurídica, les llegue vía correo electrónico registrado, el RUT sin necesidad de ir a tramitarlo ante la DIAN, siendo un trámite más sencillo y rápido.
6. Crear cuenta bancaria
Con la documentación debe ir a la entidad financiera de su preferencia para crear una cuenta a nombre de la empresa. Dependiendo de las políticas del Banco, deberá presentar diferentes documentos, pero por regla general, serán el balance inicial, copia de la cédula de ciudadanía del Representante legal, RUT, Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio, así que es mejor adelantarse y tener todo listo.
Le entregarán una carta dirigida a la DIAN, donde certifican y detallan la existencia de la cuenta.
7. Resolución de facturación electrónica y firma digital
Para solicitar la resolución de facturación electrónica se hace en la página de la DIAN.
Se recomienda solicitar de una vez la “firma digital”, revisar si el Representante Legal tiene la facultad de ejercer esta actividad en el RUT y así dejar todo listo.
Con una buena planificación y contando con la documentación necesaria, se podrá realizar el trámite muy rápido, si necesita asesoría, consúltanos y un abogado experto lo atenderá.
*Fuente: Finanzas Personales