Cómo organizar tus actividades diarias

Coescrito por Annie Lin, MBA

Si siempre estás apurado tratando de terminar con tus deberes, puede ser momento de organizar mejor tu día. La organización es una actividad bastante personal, pero implica algunas cosas básicas. Tendrás que determinar las actividades que deseas lograr, crear un horario efectivo y luchar por mantenerte organizado. Con un poco de esfuerzo y de tiempo, tu rutina se convertirá en un hábito y harás que tus días sean más eficientes y exitosos.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Determinar tus actividades

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Escribe lo que haces. Toma un cuaderno y un bolígrafo, y llévalos contigo por unos días. Escribe cualquier actividad que realices, incluyendo el trabajo, las diligencias, el cuidado de ti mismo y la diversión. Incluye la frecuencia con que generalmente haces estas acciones (diaria, semanal o mensualmente).^{[1]
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Fuente de investigación} Esto puede incluir cosas como las siguientes:
- ir al trabajo
- trabajar
- dormir
- limpiar la casa
- asearse
- comprar comestibles
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Incluye cualquier aspiración. Si hay otras cosas que quisieras hacer, pero que aparentemente nunca puedes lograr, inclúyelas en la lista. A medida que organices tu día, podrás averiguar cómo incluir estas nuevas actividades en tu rutina.^{[2]
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Fuente de investigación} Pueden ser cosas como las siguientes:
- hacer ejercicios
- preparar alimentos saludables
- tocar la guitarra
- salir con amigos
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Determina cuánto tiempo requiere cada actividad. Una vez que tengas la lista de las actividades (incluyendo las actividades a las que aspiras) y que sepas la frecuencia con que realizas cada tarea, debes reflexionar en cuánto tiempo requiere cada actividad. Haz tu mejor esfuerzo para ser realista.^{[3]
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Fuente de investigación}
- Incluye el tiempo que toma llegar a donde debes llegar.
- Incluye el tiempo que te toma estar preparado para cada actividad.
- Incluye el tiempo que te toma terminar con todo. Por ejemplo, si deseas hacer ejercicios, quizás necesites tomar una ducha y cambiarte cuando termines.
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Deja de realizar las actividades innecesarias. Solo hay una cantidad limitada de tiempo cada día. Eso significa que debes escoger qué actividades son más útiles para ti. Este cambio de vida es doble, implica romper algunos hábitos que te hacen perder el tiempo y aprender a decir "no".^{[4]
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Fuente de investigación}
- Los hábitos comunes que te hacen perder el tiempo incluyen estar pendiente de las redes sociales, revisar constantemente el correo electrónico, mirar televisión y chismear. Cuando participas en este tipo de actividades, considera la posibilidad de poner un temporizador. Cuando el tiempo se termine, debes volver al trabajo.
- Si tu jefe, tus amigos, tu cónyuge y tus familiares te piden cosas, puede ser difícil cumplir con todos. Cuando alguien te pida que termines un proyecto o que le hagas un favor, detente y piensa si realmente tendrás tiempo para hacer la tarea bien. Algunas veces, tendrás que decir "No tengo tiempo hoy".
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Hacer un plan

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Obtén una agenda en la que puedas anotar todas las cosas que necesitas hacer. Puede ser una agenda digital (como un calendario de Google) o una física en la que tengas que escribir. Lo importante es que puedas llevar la agenda contigo todo el tiempo. Una agenda te ayuda a mantener el rumbo.^{[5]
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Fuente de investigación}
Empieza a organizar tu día escribiendo tareas que estén establecidas. Esto puede incluir cosas como trabajo, atención infantil, escuela, reuniones u otras clases. Recuerda incluir el tiempo para prepararte para estas tareas y para ir de un lugar a otro.
Cuando tengas escritas las cosas no negociables, puedes buscar espacios. Por ejemplo, puedes tener un poco de tiempo antes o después del trabajo o durante tus días libres. Empieza a incluir cualquier otra cosa que necesites hacer, como hacer ejercicios, salir con amigos o hacer diligencias.^{[6]
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Fuente de investigación}
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Haz que tu día sea eficiente. Para maximizar el tiempo del día, presta atención a las formas para hacer que las tareas sean más eficiente. Agrupa las acciones similares o empareja las diligencias que debas hacer casi por la misma hora.^{[7]
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Fuente de investigación}
- Si trabajas cerca de la tienda de comestibles, haz las compras antes o después del trabajo.
- Si haces ejercicios apenas te levantas, solo tendrás que bañarte una vez.
- En vez de reunirte con un amigo en una cafetería, opta por una “reunión durante una caminata” para hacer ejercicios y hablar al mismo tiempo.
Evita programar las actividades con poco tiempo de diferencia. Nunca se sabe cuándo se prolongará una reunión o cuándo habrá tráfico. Como una buena regla general, trata de tener 15 a 20 minutos adicionales entre cada actividad en tu agenda. Siempre es mejor llegar temprano que tarde.^{[8]
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Fuente de investigación}

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Parte 3

Parte 3 de 3:

Mantenerte organizado

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Crear un plan es inútil si no lo sigues. Lleva la agenda contigo todo el tiempo. Si una nueva tarea se presenta en cualquier momento, anótala en la agenda. Habitúate a revisar regularmente la agenda para recordar las fechas de entrega, las citas y otras tareas. Pronto se volverá parte natural de tu rutina diaria.
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Crea una rutina para la hora de dormir. Hacer las mismas tareas todas las noches antes de dormir te ayudará a mantenerte organizado al día siguiente. Como un beneficio adicional, una rutina constante puede ayudarte a conciliar el sueño. Trata de completar algunas tareas 15 minutos antes de ir a dormir.^{[9]
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Fuente de investigación}
- Escoge tu ropa para el día siguiente. Verifica el pronóstico del tiempo y selecciona prendas apropiadas.
- Arreglas las cosas que usarás al día siguiente (reloj, mochila, calzado, calcetines, maquillaje, libros, accesorios, etc.).
- Empaca tu almuerzo.
- Mira tu agenda y fíjate qué necesitas hacer el día siguiente. Agrega cualquier actividad necesaria a tu lista de “cosas que debes hacer”.
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Planifica la semana con anticipación. Además de revisar la agenda cada día, habitúate a sentarte antes del inicio de la semana (para muchas personas, esto es el domingo) y formula un plan para la semana con anticipación.^{[10]
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Fuente de investigación}
- De la misma manera que anteriormente, escribe primero las tareas no negociables.
- Luego trata de programar las demás tareas en algún momento que tengas disponible.
- Busca las fechas de entrega, las reuniones u otras citas.
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Trata de ser flexible. A pesar de tu horario meticulosamente organizado, las cosas no siempre saldrán conforme al plan. Las reuniones pueden durar más tiempo del previsto, el tráfico puede empeorar más de lo que piensas o tus hijos se pueden enfermar. Lo importante es tratar de ser flexible cuando eso suceda e improvisar una solución creativa.^{[11]
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Fuente de investigación}
- Guarda bocadillos saludables (como almendras crudas) en tu mochila o en tu escritorio del trabajo en caso de que debas saltarte el almuerzo.
- Lleva un cuaderno (o una tableta) contigo para que puedas avanzar con un poco del trabajo mientras esperas en algún lugar.
- Si no puedes estar en persona, averigua si existe la posibilidad de trabajar en casa o de participar en una reunión mediante videoconferencia.
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Consejos

No te olvides de hacer tiempo para las comidas.
No entres en pánico si necesitas más tiempo de lo que esperas. Así es la vida, así que aprende a aceptarlo.
Si aún estás en la escuela, puedes usar una agenda estudiantil para todas tus tareas.
Trata de mantener la calma y de relajarte. La organización ayudará.
Perdónate a ti mismo por tomar malas decisiones o por arruinar las cosas.
La constancia y la motivación son esenciales.

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Advertencias

No te satures a ti mismo con demasiadas cosas. Recuerda que solo tienes 24 horas al día, 10 de las cuales puedes aprovecharlas para dormir y comer.
Aunque hayas preparado todo la noche anterior, eso no significa que debas levantarte tarde.
Nunca escribas cosas personales (como contraseñas, códigos, direcciones, etc.) en la agenda.

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