Cómo elaborar un expediente sobre una persona

Un expediente es una recopilación de información y documentos sobre una persona específica. En un contexto civil, podrías tener que elaborar un expediente, por ejemplo, si eres un periodista de investigación o un profesor de nivel universitario, o si quieres adoptar un hijo. Este proceso es largo y posiblemente agotador, pero podrás tener listo el expediente con éxito si te das el tiempo suficiente para hacerlo y conoces el protocolo apropiado.

Método 1

Método 1 de 3:

Elaborar un expediente para el periodismo de investigación

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Identifica a quién vas a investigar. Si eres periodista, es posible que se te asigne la tarea de elaborar un expediente sobre una persona de interés en una investigación en curso. Para ello, lo primero que debes hacer es identificar a la persona en cuestión.
- Asegúrate de que los nombres de la persona y sus apellidos estén bien escritos, ya que si hay algún error pequeño de ortografía, esto podría tener un gran impacto al buscar información.^{[1]
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- Trata de encontrar su fecha de nacimiento o por lo menos un rango de fechas dentro de las cuales es probable que haya nacido. De esta forma, se te facilitará más adelante encontrar determinados documentos.^{[2]
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Si vas a escribir un artículo sobre ella, debes evitar repetir algo que ya se haya escrito. Por tanto, puedes buscar artículos que se hayan publicado sobre esa persona tanto en línea como en periódicos, revistas y diarios de la prensa amarilla. De esta forma, el artículo que publiques no será redundante y lo que encuentres podrá contribuir al despliegue de información que ya hayas recopilado sobre esa persona.^{[3]
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Utiliza los registros públicos para buscar información. Al elaborar el perfil de una persona, puedes usar los registros públicos a tu favor. Examínalos mediante diversos medios para buscar información importante.
- Aunque la persona no sea oriunda del lugar en donde vivas, de todas maneras, un buen punto de partida son los registros locales. Para ello, puedes dirigirte a la municipalidad o a cualquier oficina local del gobierno, ya sea estatal o federal (según corresponda en el lugar en donde vivas), y examinar permisos, poderes notariales, gravámenes, permisos de construcción, escrituras, licencias, registros de conducción y cualquier otro documento que puedas encontrar.^{[4]
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- Revisa los registros judiciales. Si la persona ha comparecido ante el juzgado anteriormente, en la mayoría de los casos podrías encontrar un registro de ello en línea. Sin embargo, quizás no puedas visualizar estos registros a menos que te presentes físicamente en el juzgado.^{[5]
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- Para averiguar si la persona tiene antecedentes penales, puedes consultarlo con la oficina local de la policía o del alguacil (según corresponda en el lugar en donde vivas), así como también revisar los registros de las cárceles locales o estatales. Dependiendo de la legislación en el lugar en donde vivas con respecto a los registros públicos, quizás te sea difícil encontrar cierta información.^{[6]
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Busca los antecedentes laborales de la persona. También debes revisar estos antecedentes para determinar si hay alguna sorpresa o contradicción.
- Comunícate por teléfono directamente con los empleadores actuales y anteriores de la persona, y solicítales que verifiquen su empleo. En caso de que te pregunten las razones por las cuales te hayas comunicado con ellos, solo diles la verdad. Por lo general, la persona con la que te comuniques hará lo que le pides.^{[7]
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- También puedes consultar con los empleadores actuales o anteriores para ver si pueden brindarte una copia del currículum de la persona a quien estés investigando.^{[8]
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Con frecuencia, investigarás a una persona que pertenezca a un ámbito profesional en el que sea necesaria una licencia, como un dentista o psiquiatra (dependiendo de los requisitos para ejercer estas profesiones en el lugar en donde vivas). Puedes tratar de verificar su licencia y así determinar si la persona está involucrada en algún tipo de fraude. Asimismo, investiga todo lo que figure en su currículum (por ejemplo, las instituciones en las que haya estudiado, las becas y premios que afirme haber recibido y los certificados que haya mencionado).^{[9]
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Haz una lista que incluya a todos sus amigos, enemigos, vecinos, cónyuges, familiares, antiguos amantes y cualquier otra persona que haya tenido contacto con ella. Luego, comunícate con ellas para hacerles preguntas relacionadas con tu investigación.^{[10]
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Método 2

Método 2 de 3:

Elaborar un expediente como profesor

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Aprende sobre los conceptos básicos de un expediente para un profesor. Si eres profesor universitario, será importante que tengas un expediente de este tipo, ya que con frecuencia es un requisito para solicitar un ascenso o una consideración para la categoría de numerario. El expediente consistirá de papeles, documentos y demás materiales con los cuales puedas ilustrar el alcance de tu carrera en la enseñanza. Esto es lo que debes lograr con un expediente de este tipo:
- describir tu enfoque sobre la enseñanza y tu filosofía como educador^{[11]
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- brindar evidencia del éxito de los frutos de tu enseñanza^{[12]
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- documentar tus esfuerzos por mejorar como profesor en el transcurso de los años^{[13]
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Establécete un cronograma. Necesitarás tiempo para elaborar el expediente, por lo que debes establecerte un cronograma para poder lograrlo con éxito.
- Debes dedicar como mínimo dos meses a elaborar un expediente de este tipo. Ten en cuenta que, si bien no trabajarás en él durante los dos meses en su totalidad, sí debes dedicar por lo menos 4 o 5 noches por semana a recopilar tus materiales, escribirlos y organizarlos.^{[14]
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- Enseña de una forma proactiva. Siempre debes estar pendiente de los materiales que podrías incorporar a tu expediente. Por ejemplo, si uno de los trabajos que has asignado es una excelente ilustración de un punto, conserva una copia de la hoja con las instrucciones y fotocopia los trabajos de los estudiantes que consideres ejemplares. Si realizas una actividad en clase y esta tiene buenos resultados, podrías pedirle a uno de tus colegas que observe la clase y te haga una pequeña evaluación escrita.^{[15]
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Recopila materiales para el expediente. Debes dedicarte a recopilar materiales que sean relevantes para el expediente durante todos los semestres o periodos académicos en los que enseñes. Cualquier cosa que ilustre tus habilidades como profesor constituirá un material relevante.
- En tu oficina, mantén un archivador o una caja en donde puedas guardar los documentos importantes que podrían servirte para la elaboración del expediente, y trata de organizarlos siguiendo algún sistema. Por ejemplo, podrías designar una sección para archivar los trabajos de los estudiantes y otra para archivar las hojas con las instrucciones para los trabajos. De esta forma, cuando debas empezar a elaborar el expediente, te será más fácil ordenar tus materiales.^{[16]
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- Durante el transcurso del semestre o del periodo académico, debes recopilar todos los materiales del curso que enseñes. Esto abarca los planes de estudio y las hojas que repartas en clase, la retroalimentación que les hayas brindado a los trabajos de los estudiantes, el material de capacitación que les hayas dado a los ayudantes de cátedra, los trabajos de los estudiantes en los que se refleje que hayan cumplido tus metas en cuanto a la enseñanza, las evaluaciones parciales, los correos electrónicos que recibas de tus estudiantes o colegas en referencia a tu enseñanza, y tus propias notas o las entradas de algún diario que traten sobre el curso.^{[17]
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- Al término del periodo académico, también debes añadir a tus materiales los datos básicos sobre las evaluaciones del curso, las calificaciones finales de los estudiantes y las notas que hayas hecho (de ser el caso) en cuanto a las modificaciones que quieras hacerle al curso.^{[18]
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- Asimismo, constantemente debes recopilar información que no tenga relación con el curso que enseñes. Conserva el material de algún taller de enseñanza al que hayas asistido, la información sobre los resultados que hayan alcanzado tus estudiantes y sus actividades (por ejemplo, si alguno de tus antiguos estudiantes ingresa a un programa de posgrado, publica algo, recibe una pasantía, obtiene un trabajo profesional, etc.), la evidencia que tengas de tu participación en organizaciones profesionales relacionadas con tu rubro y la información en cuanto a experiencias de enseñanza que hayas tenido en contextos no universitarios, como las cátedras públicas.^{[19]
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Prepara una declaración sobre tu filosofía de enseñanza. Tu expediente deberá incluir no solo los materiales recopilados, sino también una declaración sobre tu filosofía de enseñanza. Este documento deberá tener entre 1 y 2 páginas, y abordar tus objetivos y valores en tu calidad de educador.
- Puedes exponer el contenido de tu filosofía de enseñanza de diversas formas, ya que no es necesario seguir ningún formato específico. Lo que sí se debe transmitir en toda filosofía de este tipo es cuál es tu idea de la buena enseñanza, lo que esperas lograr con la enseñanza, ejemplos de tu estrategia mediante los cuales puedas demostrar que es efectiva, y reflexiones en cuanto a las formas en las que puedas continuar desarrollándote como profesor.^{[20]
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- Mantén el tono relativamente informal, aunque podría serte útil mencionar a aquellos académicos que te hayan ayudado en particular como profesor. Escribe el documento en computadora con una fuente legible y dejando espacio entre cada párrafo.^{[21]
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Elige los documentos que presentarás como evidencia. En un expediente, debes proporcionar evidencia de la efectividad de tus métodos de enseñanza. Esta evidencia se puede dividir en tres partes:
- La evidencia de la efectividad de la enseñanza: aquí debes mostrar los beneficios que tu enfoque sobre la enseñanza les brinda a los estudiantes. Para ello, incluye un resumen de las evaluaciones que hayas recibido sobre el curso y escribe tú mismo una redacción narrativa que las acompañe. De esta forma, podrás explicar las incongruencias, de haberlas, y contextualizar las calificaciones respecto a tu enseñanza. También podría serte útil incluir las evaluaciones que hayas recibido por parte de tus pares, los resultados que hayan alcanzado tus estudiantes y ejemplos de sus trabajos.^{[22]
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- La evidencia de liderazgo en la enseñanza: aquí debes mostrar que tienes la capacidad para mejorar la calidad de tu enseñanza más allá del aula. El material de esta sección debe demostrar que te has esforzado por involucrarte en la comunidad de educadores y has colaborado con tus pares. Puedes incluir materiales de talleres y presentaciones, materiales de enseñanza que hayas compartido con otras personas, información sobre tu participación en programas de tutoría, financiamientos o becas que hayas recibido (de ser el caso), publicaciones que hayas realizado sobre la investigación académica relacionada con la enseñanza, y evidencia de puestos de liderazgo que hayas tenido en organizaciones de enseñanza.^{[23]
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- La evidencia de desarrollo profesional: aquí debes mostrar tu compromiso con la mejora y la adaptación de tu enseñanza en el transcurso de tu carrera. Debes incluir una lista de los talleres, seminarios o cursos de enseñanza que hayas tomado, e información sobre tutorías o consejos que les hayas pedido a tus pares o a tus colegas. También podría ser una buena idea incluir una descripción redactada por ti mismo de tu carrera, tus objetivos y las formas en las que hayas buscado mejorar en el transcurso de tu carrera.^{[24]
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Elige qué documentos irán en el apéndice. En el apéndice del expediente debes incluir documentos que complementen lo que hayas afirmado en cuanto a tu filosofía de enseñanza y lo que hayas incluido en la sección de evidencia. Existe una gran variedad de información y documentación que puedes incluir:
- Algunos de los materiales que puedes incluir son los trabajos de tus estudiantes, los materiales del curso, la retroalimentación que hayas recibido por parte de tus estudiantes y colegas en cuanto a tu enseñanza, los certificados de que has culminado seminarios de desarrollo profesional y cursos de enseñanza, y las investigaciones o becas de enseñanza en las que hayas participado (de ser el caso).^{[25]
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- No debes incluir estos documentos por sí solos, sino que también debes presentar una declaración breve de 1 a 2 párrafos en donde expliques la relación entre estos documentos y lo que hayas mencionado anteriormente en el expediente.^{[26]
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Después de que tengas un borrador del expediente, pídele a un colega que pertenezca a tu mismo departamento que lo revise. De ser posible, consigue a alguien que tenga experiencia en la revisión de expedientes de profesores que hayan solicitado ascensos o consideraciones para la categoría de numerarios. La retroalimentación no tiene precio, ya que un colega podrá darte consejos sobre lo que debas conservar y lo que debas eliminar. Asimismo, al trabajar durante largas horas, los académicos suelen pasar por alto los errores tipográficos, por lo que un colega también podrá asegurarse de que no haya ningún error ortográfico ni gramatical ni ninguna palabra omitida en tu filosofía de enseñanza y tus declaraciones narrativas.^{[27]
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Evita las trampas comunes. Al elaborar un expediente, las personas suelen cometer diversos errores, por lo que debes saber qué es lo que debes evitar a medida que trabajes.
- En algunos casos, a los expedientes les falta coherencia. Esto ocurre cuando requieren que las personas que los revisen establezcan demasiadas conexiones por sí mismas en cuanto a las relaciones entre los materiales. Por tanto, debes asegurarte de que tu filosofía de enseñanza, la evidencia y los materiales del apéndice hagan referencia a tus objetivos centrales como educador.^{[28]
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- No recargues el expediente de información. Si bien los expedientes deben ser extensos, tampoco deben ser exhaustivos. Debes ser selectivo y solo incluir la información que refleje unos cuantos de tus objetivos y valores centrales.^{[29]
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Método 3

Método 3 de 3:

Elaborar un expediente para una adopción

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Comprende que los documentos que incluyas en un expediente para una adopción necesitarán una mayor revisión. Antes de elaborar el expediente, ya debes haber recopilado diversos documentos para otras partes del proceso de adopción, la mayoría de los cuales incluirás en el expediente. Sin embargo, no puedes incluirlos en el expediente así sin más, sino que es necesario autenticarlos primero mediante un acta notarial, certificarlos y apostillarlos (dependiendo del procedimiento en el lugar en donde vivas).
- Para autenticar un documento mediante un acta notarial y luego certificarlo, debes hacerlo ante un notario público. Este es un funcionario del estado que es nombrado para actuar como testigo imparcial de diversas acciones, de forma que se evite el fraude. Para conseguir un notario, debes comunicarte con una notaría o con la entidad relevante en el lugar en donde vivas y pedir que autentique tus documentos para certificar que no son fraudulentos. Dependiendo de la legislación en el lugar en donde vivas, necesitarás un notario cuyo periodo dure por lo menos un año, por lo que también debes asegurarte de saber cuándo vence el periodo del notario en cuestión.^{[30]
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- Luego, dependiendo del protocolo del lugar en donde vivas, el organismo gubernamental en donde esté registrado el notario deberá revisar los documentos y colocarles una apostilla, la cual es un sello mediante el cual se confirma la validez de la firma y la licencia del notario.^{[31]
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- Después de revisar la firma del notario y la apostilla, un funcionario del gobierno adjuntará al documento un papel en el que figuren su autorización y su firma. Con esto, tus documentos quedarán autenticados mediante un acta notarial, certificados y apostillados; y podrás incluirlos en el expediente.^{[32]
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Conoce cuáles son los documentos necesarios. Dependiendo de la agencia de adopción y el lugar en donde vivas, los documentos que debas incluir en el expediente variarán, pero estos son algunos que deben incluirse en la mayoría de los expedientes:
- información sobre la salud de ambos padres adoptivos
- información financiera
- la petición de la adopción y el acuerdo posterior a la adopción por parte de la agencia
- copias de las partidas de nacimiento y las actas de matrimonio (en el caso de un padre soltero, solo se necesitará la partida de nacimiento)
- formularios relacionados con la confirmación de tu ciudadanía
- la verificación de empleo
- los certificados en cuanto a la evaluación completa del hogar
- los resultados de la verificación de antecedentes penales
- una copia de tu declaración de impuestos más reciente
- copias de tu pasaporte
- fotografías de tu familia, tus amigos, tus mascotas y tu casa^{[33]
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Determina si serás tú quien elabore el expediente o si contratarás a alguien para ello. El proceso de elaborar un expediente para una adopción es muy estresante y, si cometes algún error pequeño, la adopción podría demorarse. Por tanto, la mayoría de los padres prefieren optar por contratar a un profesional.
- Ten en cuenta que, dependiendo del lugar en donde vivas, contratar a alguien puede costarte entre $800 y $1000. Existen muchas empresas cuya especialidad es la elaboración de expedientes para futuros padres adoptivos, por lo que puedes pedirle a tu agencia de adopción que te recomiende una.^{[34]
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- También puedes elaborar el expediente por tu cuenta, aunque garantizar que tienes la documentación y la autorización adecuada es un prospecto abrumador para muchos padres. Esto se debe a que la culminación con éxito del proceso de adopción puede verse afectada por graves problemas debido a errores que son fáciles de pasar por alto. Sin embargo, la adopción de por sí es un proceso costoso, por lo que si tienes confianza en tus capacidades de organización, puedes ahorrar un poco dinero de esta forma.^{[35]
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Consejos

En cualquier rubro, los expedientes pueden llegar a ser abrumadores, ya que la organización es de extrema importancia. Por tanto, abastécete de suministros como notas adhesivas, archivadores y carpetas que puedes conseguir en una imprenta local, para así obtener ayuda durante este proceso.
Pídeles consejo a tus amigos y parientes que también hayan tenido que elaborar un expediente.

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Advertencias

Los errores en los expedientes pueden tener consecuencias graves, particularmente si son expedientes para una adopción o para usarse en el periodismo de investigación. Ten mucho cuidado con eso.

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