6 pasos sencillos para hacer un diagrama de flujo

El diagrama de procesos de negocio, también llamado diagrama de flujo de procesos, es una de las herramientas gráficas más tradicionales y más utilizada por los profesionales de BPM.

Y la razón es muy simple: es intuitiva para la interpretación y práctica para prepararse y presentarse a los diferentes niveles de la organización, cuando se desarrolla con el debido cuidado.

No es que sea una tarea simple y trivial. Por el contrario, el desarrollo de un diagrama de procesos de negocio apropiado y que sea realmente útil para la comprensión, mapeo y posterior mejora de los procesos, exige mucha atención y conocimientos técnicos.

En verdad, el diagrama de flujo de proceso de negocio es un artefacto generado durante el análisis de procesos. Y este es un punto que causa mucha confusión entre algunos profesionales de este sector: la diferencia entre el diagrama de proceso de negocio (o diagrama de flujo de procesos) y el modelo de procesos.

Para ayudarle a entender mejor esta diferencia antes de mostrar nuestro paso a paso para construir un diagrama de flujo de procesos, a continuación, vamos a presentar las definiciones de estos conceptos importantes de BPM. 

 

Definición del diagrama de flujo de proceso

El diagrama de flujo de proceso es la representación más simple y preliminar del proceso. Sirve para dar inicio a su comprensión posterior, y más compleja, del proceso.

Por lo general, no hay excepciones o “problemas” que puedan ocurrir durante el flujo del proceso.

 

Definición de modelo de proceso

Mucho más amplia y completa, esta representación debe tener toda la información necesaria para que el proceso ocurra, tales como las condiciones de inicio y finalización del proceso, las actividades y sus datos, reglas, documentos, los participantes del proceso, clientes y otros factores importantes.

Tenga en cuenta que el diagrama de flujo de procesos es un paso anterior al modelo de procesos, utilizado para ayudar a definirlo durante el análisis del proceso. Una etapa intermedia entre el diagrama de procesos y el modelo es el llamado mapa del proceso.

Vea más: 6 buenos ejemplos de mapeo de procesos en empresas – BPM

6 pasos para hacer un diagrama de flujo de proceso

Como se puede ver, se trata de una representación más simple, que se detallará más adelante, a medida que vayamos avanzando hacia el modelado del proceso.

1.   Determine los principales componentes del proceso.

En este paso es necesario aclarar cuáles son las entradas del proceso y sus salidas, así como las actividades que se desarrollan en el mismo.

Vea: Mapeando actividades y agilizando los procesos con 5W2H

Las entradas también se denominan inputs y pueden ser recursos, información y otros elementos que “alimentan” el proceso.

Del mismo modo, las salidas (outputs) son los productos generados por el proceso y también pueden ser informaciones, decisiones, permisos, insumos para otros procesos, partes de productos, componentes, servicios, productos terminados, etc.

2.   Ordene las actividades

El diagrama de procesos de negocio es un flujo, por lo que se necesita ordenar estas actividades. Haga una lista en orden cronológico.

3.   Elija los símbolos correctos para cada actividad

Hay varias notaciones usadas para dibujar diagramas de flujos de procesos. Por lo tanto, al indicar correctamente cada tipo de actividad, utilizando los símbolos correctos, será mucho más fácil para cualquiera que esté familiarizado con los símbolos, poder entender el flujo rápidamente.

Las notaciones van desde las más simples a la más compleja, la notación BPMN 2.0. Si usted es un principiante, escoja las notaciones simples, pero si desea profundizarse en el asunto y hacer un trabajo más completo, utilice el BPMN 2.0.

4.   Haga la conexión entre las actividades

Para esto se utilizan conectores, normalmente flechas y líneas de puntos, o continuas. Sus significados se describen también en las publicaciones indicadas más arriba. ¡Consúltenos!

¿Quiere saber más acerca de la notación BPMN 2.0? Siga este enlace: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/

5.   Indique el comienzo y el final del proceso

Puede parecer trivial, pero a veces, las personas se olvidan de indicar cuándo el proceso comienza y cuándo termina. Y esta es una información muy importante para establecer límites para los propietarios de los procesos, gerentes y supervisores.

6.   Revise su diagrama de procesos de negocios

¿Usted acabó de dibujar su diagrama de flujo de procesos? ¡Ahora será fácil entender si es realmente asi que ocurre! Revíselo, estúdielo nuevamente y asegúrese de que su representación gráfica del proceso aun es adecuada.

Bueno, esos son los conceptos generales. A continuación, vea un video sobre la creación de un diagrama de proceso en BPMN.

¿Qué le pareció este sencillo paso a paso? Una manera de optimizar la construcción de un diagrama de procesos es utilizar herramientas de BPM, que le ayudarán a evolucionar del diagrama de procesos al mapa de procesos y desde allí, al modelado.

Además, las buenas herramientas de BPM permiten incluir alertas, crear tablas de consultas y proporcionar información en tiempo real cuando el proceso esté funcionando.

Vea también: Cómo dibujar un diagrama de flujo en 5 pasos sencillos