Gestión por competencias: 7 pasos para implementarla

La gestión por competencias parte del análisis de las habilidades, actitudes, conocimientos y conductas que hace posible definir un puesto de trabajo y evaluar los resultados del desempeño de quien lo ocupa. La implementación de un sistema de gestión por competencias requiere de tres ingredientes básicos:

•  Una definición de competencias clara y precisa, de fácil interpretación y que no dé lugar a confusiones
•  El establecimiento de indicadores: que permitan obtener métricas para determinar el rendimiento.
•  El aseguramiento de la calidad del diagnóstico de las necesidades de aprendizaje, la adecuación de los planes formativos y de capacitación, la planificación de las evaluaciones del desempeño y las herramientas para determinar su impacto en la organización.

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¿Qué son las competencias en recursos humanos?

Una competencia es un conjunto de habilidades, atributos, experiencia, rasgos de personalidad, conocimientos y cualidades que están vinculados a los objetivos de la organización y son clave para producir resultados. Tienen, por tanto, un valor predictivo a la hora de conocer la efectividad con la que un individuo  desempeñará sus funciones en la organización.

A diferencia del rendimiento o los resultados, el análisis de las competencias de la persona se centra en su potencial para afectar a su propio éxito y al de la organización.

Las habilidades interpersonales, la adaptabilidad, la capacidad para trabajar en equipo o la facilidad para automotivarse son algunas de las competencias más buscadas en el lugar de trabajo.

Aunque existen muchas definiciones de competencia diferentes, un elemento común a todas ellas es la relación directa e interdependiente entre el trabajo y el trabajador, que permite vincular éstas con los objetivos estratégicos y las capacidades de la organización, a la vez que hace posible emplearlas para realizar un seguimiento del rendimiento en todas las áreas de recursos humanos, incluyendo la capacitación, el desarrollo, la gestión del rendimiento y la planificación de carreras.

¿Qué se entiende por un perfil basado en competencias?

Pues bien, frente a todo esto, ¿qué se entiende por un perfil basado en competencias? Tal y como hemos mencionado, serían las competencias y habilidades necesarias para poder desempeñar de manera correcta un puesto de empleo.

Es importante no confundir el perfil por competencias con un profesiograma. Estos últimos hacen referencia a los aspectos más cognitivos mientras que los perfiles por competencias se centran en habilidades secundarias y capacidades que han sido predefinidas anteriormente por la empresa. Dicho de otra manera, el perfil por competencias responde a tres preguntas básicas: qué se hace, cómo se hace y para qué se hace.

Para poder definir bien estas competencias, además de responder a estas tres preguntas hay que tener en mente una serie de consideraciones:

• Evita generalizar. Especifica al máximo las necesidades de cada puesto describiendo sus funciones y responsabilidades.
• Define tus prioridades. Es posible que gracias al análisis del primer punto obtengas una gran lista de funciones y habilidades que requiere el puesto de trabajo. ¿Son todas igual de importantes? Seguro que no. Por lo que ahora toca definir la importancia de cada una de estas habilidades.
• Emplea criterios que puedan ser fácilmente medibles. Es importante que todo lo que plasmes se pueda medir correctamente ya que es la única forma de que consigas ver si un candidato cumple con esas funciones y habilidades deseadas.

Gracias al análisis de estas tres preguntas se logra definir correctamente el perfil necesario para cada puesto de trabajo.

¿Qué es la gestión del talento humano por competencias?

La gestión del talento humano por competencias es un inventario predictivo de la capacidad de cualquier fuerza de trabajo, que se basa en la definición de los roles de trabajo y el dominio de competencia asociado para permitir identificar fácilmente las fortalezas y las brechas de habilidades en la organización.

La gestión de competencias hace posible mejorar la planificación de los programas de desarrollo de habilidades específicos, mejorando el desempeño individual y organizacional.

La aplicación de este modelo comienza ya en la etapa de reclutamiento y continúa empleándose en las distintas etapas de la gestión de personas. Entre sus beneficiosa a nivel de empresa podrían citarse el proporcionar transparencia, consistencia y la visión necesaria para dirigir los equipos con mayor eficacia. A nivel individual, también ayuda a aclarar las expectativas, abriendo los ojos de los empleados a las barreras personales que les impiden alcanzar su máximo potencial.

¿Quién define la competencia?

La competencia queda definida por los objetivos empresariales, estos marcarán la línea de acción del negocio y, por tanto, servirán de orientación a la hora de establecer cuáles son las competencias clave para la plantilla, cuáles son las más importantes para cada área y cuáles deberían reunir los profesionales en cada puesto.

En la práctica, a la hora de implementar un modelo de gestión por competencias son los responsables de Recursos Humanos quienes las definen en colaboración con los expertos de cada Departamento, que aportan su visión específica sobre las necesidades y requerimientos de los diferentes puestos y funciones. También es necesario el consenso con las personas y, por supuesto, la actualización continua del conjunto de competencias definido inicialmente.

¿Cómo implementar un sistema de gestión por competencias paso a paso?

Implementar un sistema de gestión de competencias con éxito depende de los siguientes pasos:

1. Definición de criterios de desempeño necesarios para el puesto, rol o ejecución de actividad. Éstos deben:

•  Aportar información objetiva.
•  Ser medibles y cuantificables.
•  Ser relevantes y estar relacionados con aspectos que aporten valor al negocio.

2. Selección de personas para la muestra sobre la que se determinarán los distintos niveles de cada competencia. Este proceso se divide en tres etapas:

•  Selección del grupo de personas de desempeño más elevado, incluyendo a quienes obtienen mejores resultados atendiendo a criterios de desempeño.
•  Selección de los empleados de desempeño intermedio, personas que aportan un rendimiento en torno a la media.
•  Selección de los trabajadores con desempeños inferiores a la media, escogiendo a los más representativos.

3. Proceso de recogida de datos mediante la aplicación de métodos de evaluación del rendimiento complementados por una entrevista de eventos conductuales que debe aportar la siguiente información:

•  Tareas, funciones y objetivos del puesto, que aporten indicios sobre las responsabilidades el mismo.
•  Eventos de mayor relevancia observados a lo largo de la ejecución de las actividades propias del puesto.
•  Sin perder de vista el objetivo, que es identificar las habilidades, conocimientos, actitudes y comportamientos óptimos para el puesto de trabajo.

4. Análisis de los datos recogidos en las distintas muestras. Puede llevarse a cabo en tres etapas:

•  Evaluación de la información obtenida e interpretación de los resultados extraídos.
•  Detección de patrones y excepciones.
•  Extracción de conclusiones.

5. Definición de competencias óptimas para el puesto de trabajo:

•  Identificación de las características de los empleados que han alcanzado niveles superiores de desempeño.
•  Detección de la combinación de cualidades que resultan en un rendimiento óptimo.
•  Interpretación de las diferencias más importantes ente la actuación de los empleados de desempeño superior y el resto de niveles.

6. Validación del modelo que servirá de base para implementar el sistema de gestión por competencias mediante un segundo ciclo de prueba empleando diferentes muestras, pero aplicando los mismos patrones de estudio y análisis.

•  Interpretación de resultados.
•  Cotejo de conclusiones y datos obtenidos en las distintas fases del estudio.
•  Implementación de ajustes, cuando sea necesario.

7. Implementación del sistema de gestión de competencias en base a un plan en el que deben contemplarse, al menos, los siguientes aspectos:

•  Reclutamiento y selección de personal.
•  Plan de formación y capacitación.
•  Canales de comunicación y medios de información.
•  Plan de desarrollo de carrera y promoción.
•  Evaluación del desempeño y criterios aplicables a las valoraciones.
•  Condiciones de trabajo, salario e incentivos.

Tipos de competencias a tener en cuenta

A la hora de elaborar el perfil de un puesto de trabajo en base a las competencias, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones previas.

Lo primero de todo es la diferencia entre lo que se conoce como capacidades umbral, que recogen las habilidades mínimas que tendría que tener todo trabajador, y las competencias superiores, que son capacidades extra para destacar por encima de trabajadores.

Otra diferencia que hay que mencionar a la hora de realizar la descripción del puesto es entre competencias profesionales y competencias personales. En la gran mayoría de casos nos centramos en definir las primeras olvidando la importancia y el poder de las segundas. Lo mejor es buscar un equilibro entre las dos de tal manera que encontremos a un profesionales con grandes dotes profesionales y personales, es decir, una búsqueda que reúna buenas aptitudes (perfil hard) y buenas actitudes (perfil soft). Esta simbiosis hará posible que la empresa pueda perseguir con garantías el éxito empresarial.

¿Cuáles son las ventajas de la implementación de un sistema de gestión por competencias?

Entre los beneficios de la gestión por competencias se encuentran:

•  Evita la pérdida de alineación con la estrategia de la empresa.
•  Mejora la transparencia y objetividad de los sistemas de evaluación del desempeño.
•  Facilita la implementación de un buen sistema de recompensas e incentivos.
•  Favorece un buen clima laboral.
•  Aumenta los niveles de satisfacción laboral y ayuda a retener el talento.
•  Mejora la imagen de la organización y potencia la atracción de candidatos.

Rendimiento, productividad y resultados van en aumento cuando las personas se gestionan por competencias, en base a unos objetivos previamente definidos y establecidos de mutuo acuerdo en condiciones de claridad y realismo.