El balance de comprobación (o balance de comprobación de sumas y saldos) es un instrumento contable utilizado para establecer un resumen del estado financiero y de las operaciones realizadas en la empresa durante un periodo determinado.
- El balance de comprobación refleja la suma del debe y del haber de las diferentes cuentas y su saldo correspondiente.
- Este instrumento contable sirve para comprobar que todos los saldos que utilicemos durante el ejercicio económico sean fiables.
El artículo 28 del Código de Comercio (RD de 22 de agosto de 1885), dispone que “el libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales”.
Por lo tanto, por ley es obligatorio realizar trimestralmente un balance de comprobación e incluirlo en el libro de inventarios.
El objetivo principal de esta herramienta es informar a los usuarios externos sobre la situación financiera de la empresa, en cualquier momento del ejercicio.
Objetivos del balance de comprobación
El balance de comprobación, además de reflejar la contabilidad de la empresa durante un periodo determinado, actúa como base para la posterior preparación de las cuentas anuales, a fin de:
- Comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad de la empresa.
- Revisar las fichas del Libro Mayor, una a una, junto con el balance de comprobación, será lo que garantice de que todo está en orden.
¿Cómo se elabora el balance de comprobación?
El balance de comprobación está sujeto a una periodicidad. Con él, se calcula el resultado de dicho periodo y se cierra la contabilidad, pudiendo ser elaborado de dos formas.
1. Por totales: En ese caso, una vez registradas las operaciones de un periodo al Mayor, por ejemplo, de un mes, se procede el total de cargos y el total de abonos de cada una de las cuentas que conforman el Mayor general, y luego se formulará el balance de comprobación a esa fecha, colocando los nombres de las cuentas y los totales de sus cargos y los de sus abonos. Completada la relación sumatoria de todos los cargos y abonos, estos deberán ser iguales.
2. Por saldos: una vez realizados los asientos, hay que determinar el saldo que debe tener cada cuenta. El saldo vendrá dado por la diferencia entre el Debe y el Haber), teniendo en cuenta el Debe mayor al Haber – Cuenta de saldo deudor; y el Debe menor al Haber – Cuenta de saldo acreedor. La suma de las cuentas del saldo deudor deberá ser igual a la suma de las cuentas del saldo acreedor.
Es necesario hacer el balance de comprobación para realizar un buen asiento contable. Para ello, debes asegurarte de que los datos de contabilidad coinciden con lo descrito en el Libro Diario del negocio.
Contenido del balance de comprobación
Todo balance de comprobación deberá contener:
- El nombre del negocio (la razón social);
- La especificación del balance de comprobación;
- Periodo o fecha;
- El folio (código) de cada cuenta;
- El nombre de cada cuenta;
- El total y saldo deudor y acreedor de las cuentas.
¿Qué hacer si el balance de comprobación no cuadra?
Si un balance de comprobación no cuadra, seguramente existirá un error en algún asiento del Libro Diario, o un error al hacer el balance. En este caso, lo más útil es repasar los asientos del Diario. A falta de estos, deberá rehacerse el balance. Pero siempre será posible localizar esos errores, por ejemplo:
- Por la omisión o repetición de alguna cifra o cuenta.
- Por la anotación de una partida deudora en el haber o viceversa.
- Por la inversión o baile de números que componen la cuenta.
Diferencias entre el balance de comprobación y el de situación
No podemos confundir balance de comprobación y de situación, puesto que son documentos totalmente distintos.
El balance de situación se refiere a un ejercicio contable completo y se elabora según la norma 6º del Plan General contable (PGC). Comprende el activo, pasivo y neto patrimonial y en él no aparecen el Haber y el Debe, sino el saldo positivo o negativo, que dependerá de la naturaleza de cada cuenta (deudora o acreedora).
En el balance de situación se reflejan y agrupan todos los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa, mostrando sus saldos reales agrupados, representando la situación patrimonial del negocio en cualquier momento, para poder hacer comparaciones con ejercicios de años anteriores.
