¿Cómo preparar una Ponencia exitosa y de impacto? La preparación adecuada de una conferencia es fundamental para lograr su éxito y resultados concretos.

[ARTÍCULO ACTUALIZADO ENERO 2019]

Muchos profesionistas a pesar de ser expertos en temas específicos de negocio se encuentran un poco perdidos cuando sus jefes o empresas externas les solicitan una conferencia determinada, sobre todo cuando carecen de experiencia en ello.

Por eso se me ocurrió que esta información podría serte de utilidad algún día. A continuación te comparto algunas recomendaciones generales de cómo preparar una ponencia y algunas sugerencias particulares.

1. Objetivo.

Lo primero que debes tener muy claro es el objetivo que persigue tu plática:

• ¿Qué busca enseñar? à ¿herramientas? ¿conceptos? ¿tendencias? ¿políticas?
• ¿Cuál es el objetivo de dicho aprendizaje?
• ¿Qué se espera de las personas que asistan?
• ¿Cuáles son las acciones inmediatas después de dicha capacitación?

Tienes que tener claros todos estos objetivos para poder darle un sentido muy concreto a tu plática y que verdaderamente cubra todo lo requerido. Quién sea que te contrate o te solicite dar la plática debe dejarte muy claro todo esto, ya que existen muchísimas formas de hablar de un tema en particular, cuida de abordarlo de la mejor manera.

2. Audiencia.

Debes saber todo lo que puedas sobre el público que asistirá a tu ponencia, mientras más conozcas sobre ellos, más personalizada podrá estar. No es lo mismo explicar un tema determinado a empresarios, que a estudiantes, a ejecutivos que a gerentes.

Cuida buscar detalles generales de tu audiencia como: edad, profesión, ubicación, empresa, puesto, sexo, etc.

Pero  también busca detalles más específicos, tales como: motivaciones para asistir, qué esperan con dicha ponencia, sus objetivos personales, expectativas, etc. Mientras más sepas de tu audiencia mejor preparado estarás para abordar sus preguntas, comentar ejemplos y ayudarlos con sus propios objetivos al asistir a la misma.

3. Contenido.

Ya con los dos anteriores puntos estás listo para definir el esqueleto del contenido de tu ponencia. Trata de desarrollar primero un índice con los temas más importantes a abordar.

A mi me funciona muy bien trabajar primero la estructura y después seguir con los contenidos de cada tema. No olvides buscar ejemplos o casos reales en cada tema para que tu formación sea más experiencial y real para ellos. 

Ideal que uses contenidos con los que se identifiquen, por su tipo de negocio, sector, tamaño o tipo de problemática. Es muy importante que personalices lo más que puedas tus contenidos, para que puedas conectar con éxito con tu audiencia.

4. Guión.

Ya que tienes definida la estructura de tu contenido es hora de desarrollarla a detalle. Yo en lo personal hago un guión en un formato de storyboard para que después vaya colocando la imagen que me va apoyar, pero esto es al gusto de cada expositor.

Yo te platico mi propio sistema. Desarrollo con todo detalle mi discurso y lo voy midiendo para que me ajuste al tiempo otorgado y a cubrir los objetivos.

En promedio considera que vas a decir 100 palabras por minuto, así puedes ir ajustando tu texto. Y recuerda que tu presentación debe contener muy poco texto y más elementos visuales. La presentación es digámoslo así, como un breve resumen que te ayudará dándote las ideas claves para exponer, pero no debe colocar ahí todo tu contenido. ¡Cuidado!

Piensa que en cada diapositiva el 80% debe ser contenido visual y sólo 20% de texto.

5. Presentación.

Ya que tienes listo el texto es hora de empezar a diseñar tu presentación. Las mejores presentaciones son aquellas que contienen imágenes, gráficos y/o videos y poco texto.

Recuerda que una presentación no es tu guión, es solo un apoyo visual. Una herramienta para captar la atención de tu público mientras tú estás hablando.

Así que la selección de imágenes y textos breves es sumamente importante, diría que la presentación te da el 50% del éxito de una ponencia. Ponle mucho cuidado y tiempo de calidad.

Que no sea muy larga o muy corta, que sea suficiente.

6. Ensayo.

Una vez termines tu presentación, llévala a la acción. Ensayala, si puedes invitar a alguien de confianza a que te escuche para que puedas hacer los ajustes necesarios, sería genial.

7. Respaldo y Prueba.

No olvides respaldar tu presentación, enviarla a la persona responsable del evento y por si las dudas envía otra copia a alguien que te pueda apoyar en una emergencia.

Llega mínimo 30 minutos antes de tu ponencia y prueba tu presentación, micrófono, videos, etc. lo que vayas a usar para que no tengas ningún imprevisto. No hay cosa que ponga más nervioso a un ponente que los imprevistos. Cuida no tener ninguno.

Espero esta información te sea de ayuda. ¿Tienes otros tips para compartir? ¿Cómo preparas tú una ponencia?