¿Qué es una factura?

Para saber qué es una factura es importante que conozcas su importancia: es un documento en el que se ratifica una transacción de compra, venta o prestación de algún servicio. Es categorizado como un documento negociable y hace parte de los documentos contables .

Es importante mencionar que en el capítulo tres, del título dos, que hace parte del libro quinto consignado en el estatuto tributario se especifica el “procedimiento tributario” en el cual se detallan algunos aspectos respecto de la facturación, como la obligación que tienen todos los empresarios de expedir factura y de conservar una copia.

Algunos de los tipos de factura son:

1. La factura ordinaria

Es la que se utiliza más a menudo en las transacciones cotidianas. Especifica la venta de un producto o la prestación de un servicio y, en Colombia, se emplea el formato completo, en el cual se consignan todos los datos de la operación de venta.

2. La factura rectificativa

Como su palabra lo indica, sirve para rectificar información de una factura previa. En el concepto de esta cotización se detalla cuál es la corrección y en dónde se cometió el error, con el fin de generar información acertada en futuros balances.

3. La factura recapitulativa

Este tipo recapitula varias facturas; sin embargo, para que tenga validez es necesario anular facturas previas; además no pueden superar la recapitulación de un mes y debe describir en detalle todas las transacciones que se hicieron. Este tipo de factura es particularmente importante porque soporta grandes transacciones en un solo documento. Ten presente que las diferentes facturas deben estar emitidas a la misma empresa o persona.

4. La factura electrónica

Este tipo de Facturación está siendo implementado en Colombia, aunque varios países ya la han desarrollado como un mecanismo para optimizar procesos de tributos y para tener una mejor administración en los productos y servicios de la empresa. Mediante el decreto 2242 se reguló esta práctica y se espera que a partir de noviembre de 2020, mediante el Decreto 000042, esté completamente estandarizado en todas las empresas colombianas.

5. La factura proforma

La factura proforma tiene una estructura bastante excepcional y podría caracterizarse como un documento informativo no contable. Si bien brinda información sobre cuánto podría llegar a costar un producto o servicio, no constituye un título valor contable; es decir que no tiene ningún valor para efectos financieros; en otras palabras, la factura proforma oscila entre una propuesta comercial, un borrador de factura o un ejemplo de oferta.

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¿Cuándo se utiliza la factura proforma?

No existen momentos ni procesos específicos en los que se utiliza este tipo de factura; es decir, puede emplearse en diferentes momentos; lo que sí es cierto es que cuando los clientes advierten un pago a largo plazo, de 30, 60 días o más, se utiliza una factura proforma como documento que informa sobre el producto o servicio que se va a adquirir; sin embargo, esto no significa que la factura comprometa un pago efectuado o una mercancía entregada. Como se mencionó anteriormente, es un documento contable de tipo meramente informativo.

¿Cuál es la importancia de la factura?

Este documento constituye un título valor, lo que quiere decir que quien tiene la factura de venta puede reclamar un bien, producto o servicio; además permite la reclamación de garantías de producto o de servicio, en caso de que sea necesario.

La factura también es considerada como un documento negociable por establecer una relación entre quien entrega el producto o servicio y quien lo recibe, por medio del detalle de la mercancía. Este documento permite contabilizar la deuda a favor del vendedor,

¿Cómo se contabiliza la factura?

Para el contador es el documento que justifica la compra y queda consignado el compromiso de pago. En algunas empresas se extiende por medio de un duplicado, del cual el comprador tiene la versión original. La factura es el documento principal con el que se concluyen operaciones.

Algunos requisitos legales que debe contener la factura son:

• En el título debe llevar su rótulo como “factura de venta”
• Debe tener los apellidos y nombre, razón social y NIT de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombres de quien adquiere el servicio y discriminación
• Numeración consecutiva
• Fecha de expedición
• Descripción de los artículos o servicios
• Razón social y Nit del impresor de la factura.
• Calidad de retenedor de impuesto sobre las ventas; es decir que debe especificar si es régimen común o gran contribuyente.
• % de retención del ICA

Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación o software, se asume que los requisitos están prestablecidos.

Recuerda además que si la facturación es por máquina registradora se autoriza la numeración diaria o periódica, siempre y cuando no altere la contabilidad.

¿Cómo facturar con Siigo?

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