¿Qué es la factura comercial y para qué sirve?

La factura comercial (commercial invoice en inglés) es uno de los documentos de transporte marítimo más importantes.

Es un documento legal emitido por el vendedor (exportador) al comprador (importador) durante la transacción internacional y funciona como una prueba de la venta entre comprador y vendedor.

A diferencia del Bill of Lading, la factura comercial no indica la propiedad de las mercancías que han sido vendidas. Pero se trata de un documento imprescindible y requerido durante el despacho de aduanas para calcular los impuestos y aranceles a pagar.

La factura comercial detalla el precio, el valor y la cantidad de las mercancías vendidas. También debería incluir detalles de las condiciones de la compraventa acordadas entre el comprador y el vendedor como las condiciones de pago, el coste del seguro (si lo hay) y el coste del transporte marítimo.

La factura comercial también puede ser requerida para el pago, por ejemplo, cuando el pago se realiza mediante una carta de crédito.

Información requerida en una factura comercial

Al rellenar una factura comercial es extremadamente importante asegurarse de completar la información de forma clara y precisa.

Modelos de factura comercial

Existen muchos modelos y formatos de factura comercial y, aunque no existe un formato fijo de factura comercial, la mayor parte de la información requerida es muy similar y común a todos los modelos. Escojas el modelo que escojas, asegúrate de que incluye los siguientes datos:

Información relacionada con la transacción

• Número de factura
• Fecha de la factura
• Número de pedido
• Valor total de la venta
• Moneda
• Condiciones de pago

Información relativa al importador y el exportador

• Información del exportador (nombre, dirección, teléfono, etc.)
• Número de identificación fiscal del exportador (ej. VAT, EORI, etc.)
• Información del importador (nombre, dirección, teléfono, etc.)
• Número de identificación fiscal del importador (ej. VAT, EORI, etc.)
• Información del notify (persona a la que se notifica de la llegada del envío)

Información relacionada con el envío de las mercancías

• Número de bill of lading
• Agente transitario
• Código HS
• Clara descripción de las mercancías (número de paquetes, unidades, peso, etc.)
• Incoterm bajo el que han sido vendidas las mercancías
• Origen de las mercancías
• Seguro
• Fecha de exportación, medio de transporte y destino final
• Firma del shipper o expedidor

Diferencia entre la factura comercial y el packing list

Es absolutamente crucial que la información sobre la transacción y el envío rellenada en la factura comercial se corresponda con la listada en el packing list.

A pesar de que la información requerida en ambos documentos es muy similar y de que ambos son emitidos por el vendedor/exportador, los dos documentos cumplen propósitos muy diferentes.

En el packing list, el énfasis se pone en la descripción de las mercancías transportadas y su función está más relacionada con la logística: se usa para verificar que las mercancías enviadas por el exportador son recibidas en buen estado y en las condiciones acordadas. También sirve para gestionar y mantener actualizado los inventarios.

Además, en el caso de que se produzcan conflictos o reclamaciones con la naviera, las aduanas o entre el vendedor y el comprador, el packing list es uno de los documentos clave requeridos.

Por su parte, la factura comercial sirve para dejar constancia de la transacción financiera por la venta de las mercancías transportadas y por eso incluye detalles relacionados con el pago, los términos, etc.

El packing list se envía al receptor de las mercancías, mientras que la factura comercial se envía a la figura responsable del pago de las mercancías, que podría ser (o no) la misma persona.

Riesgos de no rellenar la factura comercial correctamente

Rellenar con exactitud la factura comercial es un requerimiento legal. En caso contrario, podrían producirse complicaciones como largos retrasos y extracostes de transporte marítimo.

Además, dado que la factura comercial también se usa para declarar el valor de la mercancía ante las aduanas, cualquier error en la información podría conducir a una estimación incorrecta de los impuestos y aranceles a pagar y a las implicaciones legales que dicha situación conlleva.