Cómo sacarle partido a Trello
Trello, en alguna otra ocasión ya os hablé de ello, es un software de gestión de proyectos que puedes usar directamente en tu navegador web, y que también cuenta con apps para dispositivos móviles. Trello permite organizar proyectos en listas, y en cada una de ellas se insertan tarjetas con las ideas, tareas, o elementos de los que conste tu proyecto. En pocas palabras, Trello es como un tablón virtual donde puedes colocar y organizar post-its virtuales para tener todas tus notas bien ordenadas, como si de un tablero kanban se tratase.
Puede servirnos para muchas cosas, ya lo vereis. Además es muy fácil de utilizar, y aparte de estar vía web, como he comentado, dispone de aplicaciones para iPhone y Android, con lo cual podemos tener todas nuestras tareas sincronizadas a la vez que se guardan o cambian de estado, recibiendo además notificaciones y asi lo deseamos.
Es muy sencillo comenzar a utilizarlo, podemos gestionar nuestras tareas diarias, ir guardando toda la información de un proyecto, o montarlo a lo grande y realizar trabajo en equipo mediante distintos tableros. No os asustéis, no es nada complicado, tan solo hay que tener algunos trucos presentes y en poco tiempo, con el uso, vereis como lo dominaremos y estaremos encantados con esta herramienta.
Asignación de tarjetas
Donde comienza a verse la potencia real de Trello es cuando gestionamos o participamos en proyectos colaborativos. Poder ver en qué estado está cada punto de un proyecto, quién está con qué tarea, en qué estado está, las fechas de entrega, etc. Trello tiene su propio calendario, que además puede sincronizarse con el de Google, y cualquier tarjeta puede tener una fecha límite (en el menú a la derecha de la propia tarjeta, la opción due date). De este modo, podemos asignar tareas a otros y ponerles fecha límite, o autoasignarnos cosas.
En esta pantalla veremos todas las tareas que tenemos asignadas en Trello.
Proyectos colaborativos
Cuando somos varias personas las que trabajamos en un proyecto, lo que ha de primar es la organizacion. Si no controlamos y gestionamos el proyecto con un mínimo de organización mal vamos. Trello es una herramienta muy completa y permite hacer las mismas cosas de muchas formas, por lo que conviene establecer algunas normas para todos los que colaboren en el proyecto:
- ¿Quién asigna las tareas? En algunos proyectos las diferentes personas se autoasignan tareas, en otros hay uno o varios coordinadores. Si esto no está claro, podemos encontrarnos con tareas que no se hacen o personas sin ocupación.
- ¿Quién mantiene cada tablero? ¿En qué momento se archiva una tabea? ¿Quién puede crear nuevas tarjetas?
- ¿Cómo se van a utilizar las etiquetas (labels)? Pueden servir para resaltar la urgencia de una tarea, para definir si una tarjeta es informativa o una tarea, etc.
Si estamos asignados a una tarjeta (porque debemos hacer algo con ella) nos llegará una notificación. Una vez resuelto, podemos desasignarnos de esta tarjeta, o dejar que lo haga quien coordine este tablero. Esto hará que dejen de llegarnos notificaciones (quizá nosotros hemos terminado, pero hay otra persona que tiene que hacer otra cosa sobre esta tarjeta). Si queremos estar enterados de lo que ocurre con esta tarjeta, aunque no la tengamos asignada, podemos suscribirnos (también en el menú a la derecha de la propia tarjeta). De esta forma, nos llegarán notificaciones aunque ya no estemos asignados.
Puedes ver más sobre cómo organizar el trabajo en equipo con Trello en este vídeo de Freeworkingtv.
Markdown
Trello permite el Markdown en sus tarjetas, con lo que tenemos bastantes opciones para dar formato. Aquí la web oficial del proyecto Markdown.
Algunos ejemplos:
# títulos H1
## títulos H2
### títulos h3- Elemento de lista no ordenada (con bullets, o bolitas :)
- Otro elemento de lista no ordenada
1. Lista ordenada (numerada)
2. Otro elemento de lista ordenada
Backtics (tilde invertida): si pones tres antes y después de un bloque de código, lo marcará para distinguirlo del texto normal (facilitando el copiar y pegar)
```
Mete el código que quieras aquí...
```Hay que decir que los titulares sólo funcionarán en la descripción de la tarjeta, pero casi todo lo demás funciona en los comentarios.
Emojis
Los emojis están en todas partes. Los conocimos con las aplicaciones de mensajería, y gracias a WhatsApp todo el mundo sabe lo que son. Se utilizan mucho porque en un mensaje de solo texto, a veces se pierden matices importantes relacionados con el tono, la intención…
En Trello también tenemos emojis, y sí, también en el menú de la derecha al abrir una tarjeta. Pero no sale una lista para escoger como en WhatsApp, hay que poner el nombre del emoji… ¿Y cómo se llama el emoji que estoy buscando? Pues para eso los tienes todos en esta hoja. :)
Integración con Google Drive y Dropbox
Subir un determinado archivo o imagen a Trello es tan simple como arrastrar desde tu escritorio y soltar, pero además, puedes acceder fácilmente a tus archivos en Drive o Dropbox conectándolos a tu cuenta de Trello. ¿Desde donde? Desde el menú a la derecha en cualquier tarjeta (attachment). También puedes enlazar un documento que hayas encontrado en internet, simplemente copiando la dirección del archivo.
Reportes e informes
Si gestionamos proyectos con Trello, y especialmente si nuestro cliente puede acceder y ver el tablero del proyecto (casi siempre es una gran idea), quizá nos pida informes para saber cuánto se dilató un detalle del proyecto, o quizá queramos saber quienes sacan adelante sus tareas sin problemas y a quién le está costando más. Para esto tenemos reportsfortrello.com. Sólo hay que conectarla con nuestra cuenta de Trello, elegir qué quieres monitorizar y sobre qué tableros, y… ¡magia! Te dice cuanto tiempo ha estado cada tarjeta en un determinado tablero, y podemos exportar los datos en CSV para llevarlo a nuestra hoja de cálculo y crear bonitos gráficos. O también podemos crear los gráficos desde www.chartbreeze.com. Esta sí es de pago, pero puedes probarla un par de semanas gratis.
También hay otras herramientas para monitorizar el tiempo, como Harvest o Boardtrail.
Proyectos públicos
Una de las cosas que hacen grande a esta aplicación es la facilidad con la que se pueden crear proyectos públicos y colaborativos a gran escala. Trello hace ejemplo con esto, ya que las nuevas funcionalidades se debaten en un tablero público, donde se puede ver en qué estado de desarrollo está cada novedad. Por lo tanto, puede ser una gran herramienta para mejorar la comunicación con los clientes u otros stakeholders. De hecho, tiene la funcionalidad de poder votar las tarjetas (se activa en el menú de la derecha del tablero, en power-ups) por lo que se puede obtener feedback rápidamente sobre qué ideas interesan más.
Y aún quedan cosas por contar…
Trello podría ser también un gran marco para un CRM. La funcionalidad de la aplicación queda lejos de las necesarias para un CRM, pero se ha hecho algún avance. ¿Sabías que cada tablero de Trello tiene su propia dirección de email, por lo que puedes enviar datos directamente a una tarjeta? Esto significa que las respuestas de un formulario podrían aparecer directamente en tarjetas de Trello… Esto no lo convierte en un CRM, pero te aseguro que poco a poco irás sacandole todo el partido y potencial.
Bonus track
Quizá alguna vez has querido compartir una captura de un tablero de Trello, pero no quieres que se vea el contenido de las tarjetas. Pues también han pensado en esto: hay un bookmarklet (hay que arrastrar el enlace sobre la pestaña donde tenemos abierto Trello) que difumina el texto de todas las tarjetas. Una vez hecha la captura de pantalla, se actualiza la página y todo vuelve a verse como antes.
Existen plugins que lo integran con aplicaciones como Omnifocus, así que seguro que más de uno se pone contento.
Os dejo enlaces a capítulos de mis podcast en los que he hablado de Trello:
¿Tras leer este artículo te resulta interesante Trello? Espero tu respuesta.
