Caja Chica

La mayoría de las empresas tienen disponible un fondo de efectivo para efectuar pagos frecuentes por montos relativamente pequeños, este fondo se conoce como Caja chica. Al final de cada mes debe hacerse una reposición del monto por los gastos efectuados. Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos inmediatos. Cuando se establece un fondo de Caja chica, el contador estima la cantidad necesaria para cancelar los pagos más frecuentes y de menor cuantía. Si se comprueba que este fondo es insuficiente para cubrir todos estos gastos estimados durante un período, el contador puede solicitar el aumento del fondo.

Una vez solicitado el monto de caja chica y aprobada su justificación se hace el siguiente asiento:

Cargo a Caja chica y abono a Banco. Por ejemplo, el contador estimó como conveniente un fondo de caja chica por Bs. 300.000.

Descripción	Debe	Haber
Caja Chica	300.000
Banco		300.000

La cuenta “Caja chica” se carga cuando se establece el fondo, y no se carga ni se abona otra vez hasta que se modifique el fondo. El control Interno de la Caja chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

• Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por Caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

• Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

• Debe haber una sola persona responsable de la Caja chica.

• La persona responsable de la Caja chica, no debe tener acceso a la contabilidad, ni a los cobros, ni a la Caja principal.

• La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

• El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja chica.

• Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

• Cuando queda poco dinero en Caja chica, es necesario reponer el fondo, y si la reposición se hace con mucha frecuencia, el fondo debe ser aumentado, con el debido asiento, cargar a Caja chica y abonar a Banco por el importe del incremento.

Ejemplos

Al final del mes de julio 2005, se realizó el arqueo de caja y se encontró un faltante injustificado por Bs. 6.000 por lo tanto hay un faltante por ese monto y hay que ajustarlo, el cargo será a cuenta por cobrar empleado.

Descripción	Debe	Haber
Cuentas por pagar-empleado	6.000
Caja		6.000

Cuando el valor total del arqueo de caja es mayor que el saldo de libros, en este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este monto. Para ajustar es necesario cargar a Caja y acreditar a la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:

Ejemplo: Un cliente abonó Bs.17.000 en el mes de Junio, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja para la fecha del arqueo, 30-06-05.El ajuste que debemos hacer es: cargar a caja y abonar a cuentas por cobrar. Veamos.

Descripción	Debe	haber
Caja	17.000
Cuentas por pagar		17.000

En caja frecuentemente encontramos diferencias: faltantes o sobrantes de dinero.

Por ejemplo, supongamos que el encargado de caja chica efectuó los siguientes pagos durante el mes de julio.

Gastos varios de administración Bs. 13.400 Gastos de mantenimiento Bs. 12.900 Artículos de escritorios Bs.   3.800 Enseres varios Bs.   4.900    Total Bs. 35.000

El asiento de diario que corresponde hacer para la reposición del fondo será:

Descripción	Debe	Haber
Gastos de administración	13.400
Gastos de mantenimiento	12.900
Artículos de escritorio	3.800
Enseres varios	4.900
Banco		35.000