INTRODUCCIÓN
La administración es el
conjunto de funciones el cual tiene como finalidad de buscar técnicas para
obtener un mejor resultado de máxima eficiencia. Como seres humanos utilizamos
la administración en donde lo necesitamos o elijamos, teniendo metas, objetivos
y una buena organización.
Para tener éxito en la
administración será base a las técnicas, estrategias y métodos científicas que
beneficien a la organización.
Según Idalberto Chiavenato
(1999) establece en su obra de Introducción a la Teoría General de
la Administración el cual literalmente dice: “La administración es el
proceso de planear, organizar y dirigir y controlar el uso de los recursos para
lograr los objetivos” (p. 15). Es decir que la administración se debe
de planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos, materiales e
instrumentos para lograr los objetivos y metas planteados.
Los instrumentos
administrativos son medios de comunicación y coordinación que permite
registrar, trasmitir en forma ordenada y sistemática la información de una
institución, organización, empresa o compañía.
A continuación se expondrá
acerca de las etapas del proceso administrativo, dando a conocer defunciones,
comentarios, punto de vista del autor y algunas experiencias dentro del proceso
de la Practica Administrativa de la Carrera de Profesorado de Enseñanza Media
en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa.
Instrumentos
administrativos
La administración se da
dondequiera que existe un organismo social; el éxito de este dependerá de su
buena administración. La administración se realiza en un hogar, en una
institución, empresa u organización el cual se debe de administrar los recursos
y materiales que se poseen para tener una eficiencia y eficacia en la rama que
se encuentra.
Para Bravo Javier (1985) en
su manual de administración para la pequeña empresa considera que “la
administración es indiscutible y esencial, su utilización adecuadamente hará
que exista elevación de la productividad, el cual es un factor importante y
preocupante en el campo económico-social de hoy en día.” p. 30. En
otras palabras Bravo la administración no se puede discutir y es muy esencial
para utilizar los recursos y la producción de trabajos y
productos el cual son factores que ayudan a la economía.
Ante de hablar sobre los
instrumentos administrativos es importante conocer su definición desde el punto
de vista de un administrador. Según Colunga, C. (1995) los instrumentos
administrativos son “El conjunto de documentos que contiene un texto
que es el resultado de la actividad administrativa de una entidad, efectuada en
cumplimiento de sus objetivos y finalidades” (pag. 30). En otras
palabras los instrumentos administrativos es el conjunto de documentos que se
utilizan como medios de comunicación y que permite registrar los resultados de
una actividad de cualquier institución, empresa u organización, los cuales
completan el objetivo.
Durante el proceso de
practica administrativa, Los instrumentos administrativos que se utilizaron y
se conocieron fueron: Nota oficial, Oficio, Providencia, Memorando, Acta,
Conocimiento, Circular, Dictamen, Resolución, Memorial, Acuerdo, Decreto, Notificación,
para establecer ciertas normas, avisos, leyes que lo establecía el gobierno de
Guatemala, o el Ministerio de Educación, como también la supervisión educativa
o el mismo establecimiento educativo.
Según Alvares, Y (1940) el
oficio es “un documento por media el cual se dirige las autoridades a otras
personas o diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus
cargos o funciones” (pag. 50). Tanto los oficios como las notas oficiales son
documentos administrativos que se utilizan dentro de las instituciones
educativas.
La providencia es otro
documento administrativo, su propósito es acompañar a la solicitud para el
trámite respectico en una oficina, además sirve para resumir lo expuesto por el
interesado. Este documento se utiliza más en el traslado de una petición a otra
instancia y reciba por escrito.
El memorando es un
instrumento administrativo donde se anotan las actividades que deben hacerse en
determinada ocasión o en el día. Se utiliza comúnmente para realizar un
recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no
olvidarlas u omitirlas.
Uno de los instrumentos más
utilizados en una institución educativa es el acta, en donde se redacta en un
libro autorizado para su efecto que contiene la descripción de actos o hechos
que ocurren en un momento determinado, se aplica para dejar constancia de actos
o hechos ocurridos, considerados como partes historias de la institución.
El conocimiento es un
constancia que se escribe en el libro especifico, previamente autorizado por la
autoridad competente, relacionada a recepción y entrega de bienes y documentos,
o notificaciones al personal docente, padres de familia, autoridades.
Otro de los instrumentos
administrativos se denomina circular, es una información que comunicación con
el mismo texto que difunde información con el interés colectivo. Puede ser
internas o externas. Se aplica comúnmente para brindar información colectiva
acerca de un determinado tema o asunto.
El dictamen es oro
documentos originado de la providencia y contiene información sobre
disposiciones legales aplicables al caso. Constituye la respuesta a la consulta
del interés sometido a consideración de una autoridad en relación a determinado
asunto. Se aplica cuando es necesario contar con una opinión técnica previo a
resolver una determinada petición o asunto.
La Resolución es un
documento por medio del cual se manifiesta la decisión final que se ha tomado
sobre determinado asunto. Contiene la decisión de la autoridad competente.
El memorial es otro documento
que se redacta para realiza una petición a determinada dependencia
administrativa, se aplica para impugnar una resolución o documento de carácter
legal con el propósito de lograr la revocatoria de dicho documento a favor de
la persona recurrente.
Otro de los documentos más
importantes y utilizados en el ámbito educativo es el acuerdo. El cual es un
documento que tiene como objetivo dar a conocer las disposiciones legales
emitidas por el gobierno de la república, con el propósito de amparar los actos
de los ciudadanos. También se puede decir que es una resolución adaptada en
asuntos de su competencia por un tribunal colegiado en la reunión o junta de
sus miembros que se celera a tales efectos.
El decreto es una
resolución, mandato, decisión de una autoridad sobre un asunto, negocio o
material de su competencia. Se utiliza para fijar, divulgar y cumplir una
resolución o decisión de carácter legal emitido por una autoridad competente en
beneficio de un conglomerado social
Conclusiones
1 – Entonces la administración se
debe de planear, organizar, dirigir y controlar todos los recursos, materiales
e instrumentos para lograr los objetivos y metas planteados. También
está divida en dos clases de administración, las cuales son: la privada y la
pública.
2 – Asimismo Bravo
dice que administración no se puede discutir y es muy esencial para utilizar
los recursos y la producción de trabajos y productos el cual
son factores que ayudan a la economía
3 – Los instrumentos
administrativos es el conjunto de documentos que se utilizan como medios de
comunicación y que permite registrar los resultados de una actividad de
cualquier institución, empresa u organización, los cuales completan el
objetivo.
Bibliografía
1. Bravo J. (1985). Manual
de administración para la pequeña empresa considera. Editorial Oscar. México.
2. Colunga C. (1995) La
calidad en el Servicio. Guatemala. Editorial Panorama
3. Chiavenato I. (1999).
Introducción a la teoría general de la administración. Quinta Edicion, Santa
Fe, Bogota, Colombia. Editoral Campus LTDA