La facturación es una de las tareas principales en la gestión administrativa de cualquier empresa. Aun así, algunas operaciones pueden estar libres de la obligación de emitir factura si cumplen los requisitos que indica la legislación para esos casos.
La factura es el justificante clave de los ingresos del negocio. Se entrega a los clientes para documentar la prestación realizada –la entrega de bienes o servicios-. Incluye toda la información del intercambio, los impuestos, el importe total y el resto de condiciones de pago y envío.
En Circulantis, somos conscientes de la realidad comercial que viven muchas compañías al tener que conceder aplazamientos en los pagos. Esto nos impulsa a participar en un sistema innovador para el anticipo de facturas mediante la inversión colectiva.
Una fórmula sencilla y práctica para los autónomos y pymes.
Índice del artículo
– ¿Quién tiene obligación a facturar?
– Tipos de facturas
– Formato ordinario
– Formato simplificado
– Uso de la factura electrónica
– Registro de las facturas
– ¿Cuáles son las excepciones a la obligación de facturar?
– Plazos para emitir una factura
– Facturas ordinarias y con carácter general
– Recapitulativas
– Rectificativas
¿Quién tiene obligación a facturar?
La obligación de facturar, para empresas y profesionales, está recogida en distintas normativas y es el complemento fundamental en la aplicación del IVA y otros impuestos. De hecho, la legislación tributaria también se encarga de regularla.
La normativa esencial es:
- Reglamento de facturación. Real Decreto 1619/2012 (actualizado en 2017).
- Impuesto sobre el valor añadido. Ley 37/1992, (artículo 164, ap.1-3)
- Ley General Tributaria. Ley 58/2003 (artículo 29.2.e).
Como norma general, las empresas emitirán factura, original y copia, por los bienes y servicios prestados en el ejercicio de su actividad. De forma particular, se debe emitir siempre:
- Cuando el cliente sea otra empresa o profesional.
- Para otras personas jurídicas que no tengan la condición de empresario.
- Cuando vaya dirigida a alguna entidad de la Administración Pública.
- En las exportaciones y entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
- En las ventas a distancia.
- En el suministro de productos sujetos a impuestos especiales.
Este deber es extensible igualmente para acreditar los pagos anticipados recibidos de los clientes, salvo que se produzcan por operaciones intracomunitarias exentas.
En lo que se refiere a la obligación de emitir factura a particulares, se les debe entregar cuando éstos la soliciten para ejercer algún derecho de carácter tributario.
Tipos de facturas
La clasificación general establece dos modelos para las facturas: la completa u ordinaria y la simplificada (para determinadas actividades que cumplan los requisitos establecidos).
Formato ordinario
El modelo ordinario es el habitual. Sus elementos básicos son:
- Denominación, número correlativo y fecha de emisión.
- Código de identificación fiscal (CIF) y domicilio del emisor y el destinatario.
- Descripción detallada de las entregas y productos suministrados.
- Base imponible, tipos impositivos y cuotas tributarias.
- Importe total a pagar.
Formato simplificado
El formato simplificado (que integra a los tradicionales tickets) puede resumir alguna descripción y no reflejar al cliente particular. Aun así, igualmente debe ir numerada, fechada, con la identificación del emisor y el detalle de los cargos tributarios.
Además de esta clasificación principal existen otras modalidades que conviene conocer:
- Recapitulativas
- Rectificativas
- Electrónicas
- Proformas
Si deseas más información sobre los diferentes tipos de facturas, puedes encontrarla en nuestro artículo sobre facturación y tipos de facturas.
Uso de la factura electrónica
La obligación de emitir factura electrónica se remite a ciertos casos. Los más significativos son los trabajos realizados para la Administración Pública. Las entidades que pertenecen a este ámbito no pueden admitir otro formato que no sea el electrónico.
En general, su empleo está especialmente recomendado, ya que representa la evolución lógica en las tareas de facturación. Su requisito esencial es que el receptor o cliente debe dar siempre su consentimiento para recibirla: en el modo y en la forma.
En la página Facturae, del Ministerio de Hacienda, se indican los pasos y condiciones para emitir correctamente este modelo, tanto si va dirigido a la Administración como a empresas y particulares.
El contenido es igual al de la factura en papel, pero hay que asegurar que su formato digital no corrompa su funcionalidad. Por tanto, el fichero enviado deberá ser legible y garantizar la autentificación del emisor y la integridad de los datos.
Es fundamental una firma electrónica válida y que se trasmita por un medio reconocible (como el email) y con un tipo de archivo estándar.
Registro de las facturas
A nivel contable y fiscal es obligatorio un registro ordenado de facturas emitidas y recibidas. Es el que da soporte a los asientos contables de las operaciones comerciales y también para la declaración de impuestos.
Tanto unas como otras se deben conservar en la forma original en la que se hayan emitido o recibido. Aunque esto no limita que se puedan hacer copias en otros formatos.
La clave es adaptar un sistema que garantice su conservación, legibilidad e integridad durante todo el plazo que la ley estipule según cada caso. Además, la Agencia Tributaria exige poder acceder a ellas sin demoras si así lo solicita.
¿Cuáles son las excepciones a la obligación de facturar?
En primer lugar, hay que subrayar que las excepciones no pueden prevalecer sobre los usos obligatorios que hemos visto.
En concreto, el deber se mantendrá frente a estos destinatarios: otras empresas o profesionales, entidades jurídicas sin rango de empresarios, la Administración Pública, en exportaciones y entregas intracomunitarias y para particulares que así lo soliciten.
Más allá de este apunte, las excepciones a la hora de facturar están muy ligadas al reglamento del IVA y sus regímenes especiales. La normativa establece estas situaciones de excepción:
- En operaciones interiores exentas de IVA (art. 20 de la LIVA). A excepción de los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y aquellos intercambios exentos al no poder deducir el IVA soportado.
- En operaciones sobre las que se aplique el Régimen especial de Recargo de Equivalencia de IVA.
- En las actividades sujetas al Régimen simplificado de IVA. Salvo que sea necesario tener en cuenta el volumen de ingresos para determinar las cuotas devengadas.
- En el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca (sin perjuicio del uso del “recibo agrícola”).
En estos cuatro casos, la excepción no se aplica a la transmisión de activos fijos o inmuebles (en operaciones sujetas a IVA y no exentos) en los que sí es necesario facturar.
- En las operaciones financieras y de seguros, independientemente del destinatario del servicio, solo se exige facturar cuando estén sujetas a la aplicación de IVA.
Por último, la Agencia Tributaria puede autorizar, en ciertos casos, la libertad de no facturar cuando esto suponga una perturbación en el desarrollo de determinadas actividades.
Plazos para emitir una factura
Es importante cumplir con los plazos para emitir facturas, no solo por una cuestión legal sino porque es muy positivo para el negocio. Al agilizar el envío se acelera también la gestión de cobro. Esta rapidez beneficia también al anticipo de facturas o el descuento de pagarés cuando se necesiten.
Los plazos para emitir una factura, y enviarla, son estos:
Facturas ordinarias y con carácter general:
- Para destinatarios que no sean empresa o profesionales.
La emisión y entrega será de forma inmediata, en el momento de producirse la transacción.
- Para empresas y profesionales.
- Fecha de emisión -> antes del día 16 del mes siguiente al devengo del impuesto incluido en la factura (generalmente el IVA).
Ejemplo: una venta con IVA realizada el 20 de mayo tendrá de plazo hasta el 16 de junio para facturarse.
- Envío -> el plazo máximo será de un mes desde la fecha de emisión.
En las exportaciones a un país de la Unión Europea, el documento irá fechado con anterioridad al día 16 del mes siguiente al de inicio de la expedición de la mercancía.
Recapitulativas
Cuando el recibo incluye distintas operaciones, los plazos son:
- Clientes no empresariales
La fecha de expedición y envío será como máximo el último día del mes de agrupación.
- Empresas y profesionales
- Fecha de emisión -> antes del día 16 del mes siguiente al de la agrupación de las entregas.
- Envío -> antes de un mes desde el día de emisión.
Rectificativas
Se realizarán en el momento en el que se detecte la necesidad de rectificación. El límite es que no hayan pasado más de cuatro años de la fecha de la original.
Los plazos legales tienen la amplitud suficiente para cumplir correctamente las obligaciones, aún asumiendo que pueden existir momentos de mayor saturación como los finales de mes. Lo ideal es hacerlo cuanto antes mejor.
Los buenos clientes también agradecerán recibir a tiempo sus facturas para registrarlas en su fecha y completar sus responsabilidades contables y fiscales. La agilidad en la gestión administrativa va en beneficio de todos.
La facturación tiene un impacto importante en las cuentas, la liquidez y la solvencia financiera. Es muy importante implicarse más en la previsión y el control del riesgo por falta de liquidez. Para ello, es fundamental tener todos los justificantes a mano para controlar las fechas de cobros y pagos y gestionar mejor la tesorería.
Una buena ejecución en este punto, con las medidas de ajuste necesarias, puede salvar a un negocio de la insolvencia a corto plazo y darle estabilidad en el tiempo.