Cómo implementar las 5S en tu empresa

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Las “5s” son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen el método, resultando en el nombre compacto “5s” que es como se han dado a conocer en todo el mundo.

El objetivo de la metodología 5s es mantener y mejorar las condiciones de organización, el orden y limpieza, así como la mejora de las condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, motivación personal y eficiencia.

La metodología 5s proporciona los medios para generar sitios más productivos, seguros y agradables, donde se elaboran productos y servicios de mayor calidad. El método 5s es igualmente útil en empresas de servicios, empresas de manufactura, transformación o de cualquier otra índole, incluso puede ser aplicado en hogares, así como en actividades diarias.

Es importante aclarar que, contrario a lo que muchos creen, la metodología 5s no consiste simplemente en estar limpiando y ordenando las instalaciones y áreas de trabajo. Es la disciplina y el involucramiento de todos los integrantes del equipo de trabajo, la que marcará la diferencia en la implementación exitosa.

Es el primer paso de las 5s y consiste en identificar y separar los materiales, equipos, herramientas y accesorios necesarios de los innecesarios y darle la disposición adecuada a estos últimos.

Para organizar este esfuerzo, se deben nominar equipos y designar las áreas y estaciones de la planta, oficinas, almacenes y lugares de trabajo a ser cubiertas de manera que se organicen y lleven a cabo la identificación de los artículos a los que se les dará disposición retirándolos del lugar. El uso de tarjetas que identifiquen el artículo, su descripción y la razón por la cual se estarán desechando. Hacer una lista de aquellos que aun estén en buenas condiciones y compartirla con los demás equipos también puede ayudar a que se utilicen en otra área donde si se requieran.

Ser estrictos y realmente hacer el esfuerzo de deshacernos de lo que realmente no tiene un uso y solo está ocupando espacio valioso. Incluir todo, papelería, herramientas, muebles, y cualquier elemento que no sea necesario para la operación.

Una vez que tenemos en nuestras áreas solo aquello que realmente necesitamos, de acuerdo a las 5s procederemos en esta fase a establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los mismos, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Para definir en donde deben colocarse las herramientas e implementos de nuestra estación de trabajo u oficina, podemos emplear tableros con las “sombras” o contornos de cada uno, para así visualmente saber en donde debemos colocarlos. También podemos tomar fotografías o hacer planos o dibujos que muestren como deben estar las áreas, como deben ponerse todos sus elementos y así, tener un estándar visual de referencia.

Una buena práctica en este paso es también poner las cosas que usamos con mayor frecuencia, más cerca y más retiradas aquellas que se emplean solo ocasionalmente. Como ejemplo, en un almacén debemos tener más a la mano los artículos que con mas frecuencia son solicitados. Es importante Identificar las áreas, pasillos y estaciones con señalización apropiada y que nos ayude a ubicarlas.

Las etapas anteriores facilitan el camino de implementación de nuestra metodología 5s, y ahora estaremos en posición de aplicar un proceso de limpieza. Pero no se trata solo de limpiar. En esta tercera fase de las 5s deberemos ir más allá. Hay que identificar y eliminar las fuentes de suciedad. Por ejemplo, si en una estación de proceso continuamente vemos mucho aceite, aunque lo limpiemos todos los días, no estaremos logrando llegar al estado deseado. Si había una fuga, o desperfecto que ocasionaba el aceite, habremos de repararla, de esta manera al estar el área libre de contaminantes, cualquier problema podrá ser más visible. Además de generar un ambiente más agradable de trabajo, la limpieza nos ayuda a asegurar que todas las áreas y procesos se encuentren siempre en perfecto estado.

Las áreas de oficinas o administrativas no se deben quedar atrás, también deben dar ejemplo y aplicar los pasos de la metodología, asegurando que también se logre tenerlas en orden, limpias y siguiendo las disciplinas requeridas.

Una vez que tenemos nuestras áreas ordenadas y limpias, deberemos estandarizar, es importante que no perdamos lo ganado. Y la manera de hacerlo es documentando y asegurando que ahora contemos con estándares y normas que definirán como se deben mantener las áreas de trabajo.

El uso de ayudas visuales, fotografías, diagramas, y layouts o esquemas que definan la distribución y organización de todas las estaciones. El objetivo es distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.

Es aquí en donde muchos esfuerzos y programas suelen fallar. Y es que ahora, tendremos que seguir y mantener los estándares que hemos definido. La participación de todo el personal de cada zona es la clave. Mantener reuniones periódicas con los miembros de los equipos, para seguir haciendo mejoras y repetir los pasos cuantas veces se requiera, para que esto no decaiga. Aquí la misión consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas y estándares establecidos.

Mientras las primeras tres fases de las 5s son operativas, la cuarta fase tiende a mantener el estado alcanzado en las anteriores, y la quinta fase de las 5s permite adquirir el hábito de su práctica y mejora continua en el trabajo.

Para reforzar la implementación del sistema 5s, es muy recomendable que se definan listas de verificación para cada zona y departamento. Estas deben basarse en los principios de las 5s así como en los estándares previamente definidos. Con estas listas o cuestionarios podemos efectuar auditorías cruzadas, donde se obtengan las calificaciones y areas de oportunidad a ser atacadas por cada equipo.

Normalmente las empresas tratan auditorías de 5s como una actividad para sorprender a las áreas en cómo están en su día a día. Los resultados numéricos muchas veces sirven apenas para “juzgar”, para premiar y/o hacer comparaciones entre las áreas. Algunas veces sirven también para mostrar la evolución del 5s en tu empresa, independientemente si las mismas extraen la situación real de las áreas y, por lo tanto, de la empresa.

Las auditorías de 5S deben tener los siguientes objetivos:

• Servir como retroalimentación para evaluación del plan de implantación
• Presentar las oportunidades de mejora para las áreas auditadas
• Medir el nivel actual de 5s para posteriormente evaluar su evolución en tu empresa
• Verificar el nivel actual de 5s para comparar con la meta establecida
• Servir como herramienta de promoción continua de las 5s
• Comparar la evolución del proceso de 5s por toda la empresa
• Verificar el nivel de consolidación de la implantación de las 5s
• La metodología 5s no consiste en zafarranchos de limpieza que se organizan antes de la visita a tu empresa de cualquier consejero, político, clientes o auditores

En resumen las etapas de implantación 5s son las siguientes:

1. Eliminar lo que es inútil: Viendo si podemos volverlo a emplear o reciclarlo. Como última opción, se descarta.

2. Asignarle un lugar a todo lo que queda después de la eliminación: A nuestro lado aquello que es de uso frecuente o difícil de manipular. Lejos de nosotros lo que raramente usamos o es ligero para transportar.

3. Limpiar e inspeccionar para detectar fugas y suciedades: Si detectamos alguna, tenemos que corregirla o en su defecto comunicar a la jefatura inmediatamente.

4. Respetar las reglas y la mejora de los estándares: Es fundamental que todo el personal de la empresa sea consciente de que la planta de producción al completo (talleres y oficinas) es el primer escaparate ante nuestros clientes. Por otro lado, la Dirección debe asumir que las condiciones de trabajo son un factor clave de calidad y eficiencia.

• Los materiales y artículos innecesarios son eliminados
• Todo se encuentra ordenado e identificado
• Se eliminan las fuentes de suciedad
• Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina
• Resalta los tipos de desperdicios que existen en el lugar de trabajo
• Señala productos con defecto y/o los hace visibles, los excesos de inventarios
• Reduce movimiento innecesario
• Permite que se identifiquen visualmente y se solucionen los problemas relacionados con escasez de materiales, líneas des balanceadas, averías en las máquinas y demoras en las entregas
• Reduce los accidentes de trabajo
• Mejora la eficiencia en el trabajo
• Reduce los costos de operación
• Aumenta el área de trabajo disponible
• Todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente

En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoría y entrenamientos para implementar las 5S en tu empresa, mediante nuestros Servicios de Consultoría ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades, proporcionando soluciones prácticas y efectivas.

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