Reingeniería: ¿por qué es importante aplicarla?
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¿Por qué es importante aplicarla?
La reingeniería es un enfoque gerencial que busca mejorar el rendimiento y la eficiencia de los procesos empresariales mediante una revisión y reorganización exhaustiva de los mismos. Consiste en analizar los procesos existentes y reestructurarlos desde cero para mejorar su calidad y productividad, eliminando aquellas actividades que no agregan valor y agregando nuevas actividades que sí lo hacen.
¿Qué significa reingeniería?
Reingeniería significa cambio radical, a diferencia de la mejora continua.
La tendencia de las organizaciones es evitar el cambio radical, la mejora continua está más de acuerdo con la manera como las organizaciones se entienden naturalmente con el cambio.
La mejora continua hace hincapié en cambios pequeños, increméntales, pero se debe notar que el objeto es mejorar lo que una organización ya está haciendo. Así, la situación ideal es afrontar una reingeniería inicial de procesos para a partir de ahí, trabajar con los conceptos de mejora continua.
El concepto de reingeniería surgió en la década de 1990, cuando los avances tecnológicos y la globalización obligaron a muchas empresas a repensar sus procesos de negocio para poder competir en un mercado cada vez más competitivo. Fue popularizado por el libro «Reingeniería de Procesos» de Michael Hammer y James Champy, publicado en 1993.
¿Cuál es el objetivo de la reingeniería?
El objetivo de la reingeniería es lograr una mejora significativa en la eficiencia, calidad y eficacia de los procesos empresariales, con el fin de reducir costos, aumentar la productividad y mejorar la satisfacción del cliente. Esto se logra mediante la identificación y eliminación de actividades innecesarias, la simplificación de procesos complejos y la introducción de nuevas tecnologías y técnicas de gestión.
La reingeniería no trata de componer algo, la reingeniería significa que se comienza de nuevo desde cero. Lo único que debe importar es cómo se quiere organizar el trabajo en el presente dadas las demandas de los mercados y el poder de la tecnología de la actualidad se debe hacer énfasis en que no debe importar cómo se ha hecho el negocio en el pasado.
Por esto para analizar los procesos no se deben hacer preguntas como las siguientes: ¿Cómo hacer el proceso más rápido? ¿Cómo lo podemos hacer mejor? o ¿Cómo hacerlo a un costo más bajo?
En cambio, la reingeniería debe cuestionarse ¿por qué se hace lo que se está haciendo? Para poder contestar esto se debe tener claro que todo proceso relevante debe llevar un valor agregado para el cliente, esto puede ser de calidad, precio justo, proveer excelente servicio, etc., es decir, que nunca se debe realizar un proceso solo por satisfacer alguna demanda interna de la organización de la empresa.
¿Por qué hacer la reingeniería?
El ritmo de vida en el mundo de los negocios se ha acelerado a tal punto que ya no se puede ir a paso lento en las iniciativas capaces de alcanzar mejoras incrementales en rendimiento. La única manera de igualar o superar la rapidez del cambio es lograr avances decisivos.
Muchas veces se culpa a los empleados, a los encargados de área o a la maquinaria cuando las cosas no marchan bien; cuando en realidad la culpa no es de ellos sino de la forma en que se trabaja. También es importante mencionar no es que el proceso sea malo, sino que no es adecuado para la actualidad debido a que el proceso fue diseñado para otras condiciones de mercado que se daban en el pasado.
Las tres fuerzas que están provocando estos cambios y que no son nuevas (aunque sí son muy distintas hoy en día) son:
- Los consumidores
- La competencia
- El cambio
¿Cuándo se debe aplicar la reingeniería?
- Cuando el rendimiento de la organización está por detrás de la competencia
- Cuando la organización está en crisis; como una caída en el mercado
- Cuando las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo nueva tecnología
- Cuando se quiere obtener una posición de líder del mercado
- Cuando hay que responder a una competencia agresiva
- Cuando la empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para mantener el liderazgo
¿Cómo se aplica la reingeniería?
Para llevar a cabo una reingeniería exitosa, es necesario un cambio cultural en la empresa, donde se fomente la innovación y se dé prioridad a la mejora continua. También se requiere un compromiso de la alta dirección y la participación de todos los niveles de la organización.
La aplicación de la reingeniería implica un proceso detallado de análisis y cambio que puede involucrar a toda la organización.
¿Cuáles son los factores para que una reingeniería sea exitosa?
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- Orientación hacia el proceso
- Rompimiento de reglas
- Creatividad en el uso de la tecnología
- Varios trabajos se comprimen o reducen en uno solo
- Los pasos del proceso siguen un orden natural
- Existen procesos en múltiples versiones
¿Cuáles son las fases de una reingeniería?
Son cinco las fases o etapas en un proyecto de reingeniería. A continuación, se describe la metodología para aplicar reingeniería en una empresa:
1. Selección de procesos a reingenierar
El primer paso es identificar los procesos empresariales que requieren reingeniería. Esto implica seleccionar los procesos que son críticos para el negocio y que tienen un mayor impacto en los clientes, los empleados o la rentabilidad de la empresa.
2. Análisis detallado del proceso actual
El siguiente paso es analizar en detalle el proceso actual. Esto implica documentar todos los pasos del proceso, identificar los puntos críticos y determinar qué actividades agrega valor y cuáles no.
3. Rediseño del proceso
Una vez que se ha analizado el proceso actual, el siguiente paso es rediseñar el proceso. Esto implica identificar nuevas formas de realizar las actividades del proceso, eliminar aquellas que no agregan valor y simplificar las que son complejas.
4. Implementación del nuevo proceso
El siguiente paso es implementar el nuevo proceso. Esto implica capacitar a los empleados, actualizar los sistemas de información, y establecer nuevos controles de calidad y medición de desempeño.
5. Monitoreo y mejora continua
El último paso es monitorear y mejorar continuamente el nuevo proceso. Esto implica medir los resultados del proceso, identificar oportunidades de mejora y hacer los ajustes necesarios para asegurar que el proceso siga siendo eficiente y efectivo.
Es importante destacar que la aplicación de la reingeniería requiere un enfoque multidisciplinario, involucrando a empleados, gerentes, clientes y proveedores. También es importante que la alta dirección esté comprometida con el proceso de reingeniería y lo apoye activamente durante todo el proceso.
¿Cuáles son los tipos de reingeniería?
Existen varios tipos de reingeniería que se pueden aplicar dependiendo de las necesidades y objetivos de la organización. A continuación, se describen algunos de los tipos de reingeniería más comunes:
Reingeniería de procesos de negocio
Este es el tipo más común de reingeniería y se enfoca en mejorar los procesos empresariales, eliminando aquellas actividades que no agregan valor y agregando nuevas actividades que sí lo hacen.
Reingeniería de la estructura organizativa
Esta reingeniería se enfoca en la estructura y la organización de la empresa, con el objetivo de mejorar la comunicación, la coordinación y la colaboración entre los departamentos y áreas de la organización.
Reingeniería de productos o servicios
En esta reingeniería el enfoque es la mejora de los productos o servicios ofrecidos por la empresa, buscando mejorar la calidad y la satisfacción del cliente.
Reingeniería de sistemas de información
La reingeniería de sistemas se enfoca en la mejora de los sistemas de información de la empresa, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la efectividad de los procesos empresariales y la toma de decisiones.
Reingeniería financiera
En la reingeniería financiera se enfocan en la revisión y reestructuración de los sistemas financieros de la empresa, con el objetivo de mejorar la rentabilidad y la eficiencia en el uso de los recursos financieros.
Reingeniería de recursos humanos
Esta reingeniería se enfoca en la revisión y reorganización de los procesos de gestión de recursos humanos, con el objetivo de mejorar la motivación, la productividad y la satisfacción de los empleados.
Es importante destacar que la aplicación de cada tipo de reingeniería puede involucrar una combinación de estrategias y técnicas específicas, dependiendo de las necesidades y objetivos de la organización. Además, cada tipo de reingeniería puede estar relacionado con los otros, ya que todos los aspectos de la empresa están interconectados.
¿Cuáles son las 3 Rs de la reingeniería?
Las tres «R» de la reingeniería son un concepto popularizado por Michael Hammer y James Champy en su libro «Reengineering the Corporation». Estas tres «R» representan las etapas clave en el proceso de reingeniería y son las siguientes:
1. Reconceptualización
La primera «R» de reingeniería se refiere a la necesidad de repensar completamente el proceso empresarial existente. En lugar de simplemente mejorar o ajustar el proceso actual, se debe empezar desde cero y pensar en nuevas formas de realizar la actividad para lograr una mejora significativa.
2. Rediseño
La segunda «R» de reingeniería se refiere al rediseño del proceso empresarial, basado en la reconceptualización del proceso existente. El objetivo es crear un nuevo proceso que sea más eficiente y efectivo en términos de costos, calidad, velocidad y satisfacción del cliente.
3. Reorganización
La tercera «R» de reingeniería se refiere a la necesidad de reorganizar la estructura y los roles de la empresa para apoyar el nuevo proceso empresarial. Esto puede incluir cambios en la organización, la cultura, la tecnología, los sistemas de información y la gestión de recursos humanos.
Es importante destacar que las tres «R» de la reingeniería no son simplemente una secuencia lineal de pasos a seguir, sino que representan un enfoque holístico para repensar y rediseñar la empresa en su totalidad. Además, la reingeniería no es un proceso único, sino que es un proceso continuo de mejora y cambio que debe ser adaptado y ajustado en función de las necesidades cambiantes de la empresa y del entorno empresarial.
¿Qué empresas aplican la reingeniería de procesos?
La reingeniería de procesos puede ser aplicada por empresas de cualquier sector o tamaño que busquen mejorar su eficiencia, efectividad y competitividad. Algunas empresas reconocidas por su aplicación exitosa de la reingeniería de procesos son:
Ford
Ford Motor Company aplicó la reingeniería de procesos en la década de 1980, con el objetivo de mejorar la calidad de sus productos, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente. Esto resultó en la implementación de nuevas técnicas de producción, como el «justo a tiempo» y la «producción sincronizada», que permitieron a Ford mejorar la eficiencia de sus procesos y reducir los tiempos de producción.
General Electric
En la década de 1990, General Electric (GE) aplicó la reingeniería de procesos en toda la empresa, desde la gestión de compras hasta la gestión de recursos humanos. Esto permitió a GE mejorar la eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente, lo que contribuyó al éxito y crecimiento de la empresa en la década de 1990.
American Express
American Express aplicó la reingeniería de procesos en la década de 1990, con el objetivo de mejorar la satisfacción del cliente y reducir los tiempos de procesamiento. Esto implicó la eliminación de procesos innecesarios, la simplificación de los procesos existentes y la automatización de los procesos manuales. Esto resultó en una reducción del 60% en los tiempos de procesamiento y un aumento en la satisfacción del cliente.
Banco Santander
Banco Santander aplicó la reingeniería de procesos en la década de 1990, con el objetivo de mejorar la eficiencia y reducir costos. Esto implicó la simplificación de los procesos bancarios, la eliminación de sucursales innecesarias y la automatización de los procesos manuales. Esto permitió a Banco Santander mejorar su eficiencia y reducir sus costos operativos.
Estos son solo algunos ejemplos de empresas que han aplicado la reingeniería de procesos con éxito. Sin embargo, la reingeniería de procesos puede ser aplicada por cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia, efectividad y competitividad en el mercado.
Ventajas de la reingeniería
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- Mentalidad revolucionaria: La reingeniería de procesos induce a pensar en grande en la organización
- Mejoramiento decisivo: Cambios notables en tiempos cortos para responder a la satisfacción del cliente
- Estructura de la organización: Enfocarse a las verdaderas necesidades del cliente
- Renovación de la organización: Aumenta participación en el mercado, rentabilidad y mejor posición frente a la competencia
- Cultura corporativa: Ayuda a evolucionar la cultura de la organización
- Rediseño de puestos: Crea empleos más incitantes y satisfactorios
La reingeniería es la herramienta fundamental que nos ayuda a dirigir el proceso de negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de servicio e información. En el futuro continuará moviendo el negocio.
La reingeniería utiliza la mejora continua para alcanzar la ventaja competitiva. Las oportunidades de las organizaciones continuarán creciendo si se tiene en cuenta que, de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así se preparen a sí mismos para cambiar.
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Artículo por SPC Consulting Group en colaboración con el Ingeniero Gustavo Gutiérrez.
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