Cuando manejamos documentos informáticos a veces nos sentimos abrumados por las docenas de formatos de fichero que existen. Cada uno tiene un propósito, pero es normal que existan formatos que sirven para varias cosas diferentes.

Mucha gente aún duda entre usar los formatos XLS o PDFcuando maneja documentos numéricos, y aunque son muy diferentes, ambos pueden almacenar tablas, listas y otro contenido similar.

Vamos a ver las diferencias que hay entre los formatos XLS y PDF, para que queden claras de una vez por todas.

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El formato XLS

El formato XLS es el formato nativo de Excel, desarrollado por Microsoft para Microsoft Office. Es un formato pensado para almacenar hojas de cálculo. Y aunque puede contener textos y fotos, no es adecuado para crear otras cosas que no sean listas o tablas de números, para hacer gráficas, estadísticas, y otro contenido similar.

Excel se estrenó en 1985, y en todos estos años ha ido añadiendo nuevas funciones a su formato de fichero. Todas son compatibles hacia adelante. Por ejemplo el formato XLSX, que se creo para Excel 2007, es compatible con esta versión y las posteriores, pero no con las anteriores.

Estas son las diferencias:

• XLS: es el formato clásico de hojas de cálculo, disponible desde 1985
• XLSX: Se estrenó con Excel 2007. Es el formato por defecto actualmente. Es seguro porque no guarda macros de Visual Basic
• XLSM: Se estrenó también en Excel 2007, y está pensado para trabajar con macros
• XLSB: También proveniente de Excel 2007, sirve para trabajar con libros de Excel binarios, que ocupan menos pero no se pueden leer directamente

Nuestro consejo es que dejes de usar XLS y utilices XLSX, ya que XLS es menos seguro, ocupa más y puede almacenar menos filas y columnas. Su única justificación es que aún utilices Excel 2003 o una versión anterior.

El formato PDF

Es un formato multimedia que puede contener texto, fotos, animaciones, música y vídeo. Fue desarrollado por Adobe y hasta hace unos años era un formato propietario, pero ahora es un formato abierto que puede usar todo el mundo.

Desde el año 1993 se ha actualizado varias veces, la última en 2009. Existe una variante llamada PDF/X, pero está destinada a las imprentas, o a las empresas que imprimen mucho en papel.

PDF/A está pensado para archivar gran cantidad de datos a largo plazo. Ficheros que apenas se modifican, bien protegidos, y de un gran tamaño.

PDF/E se aplica en el intercambio interactivo de documentos de ingeniería.

Estas son las principales diferencias entre los formatos XLS y PDF. Si vas a trabajar con hojas de cálculo, usa XLS o similar, porque son bastante más sencillas de modificar en el futuro. Guarda en PDF si la gráfica o la tabla que hayas creado es el resultado final, ya que es un formato más fácil de distribuir y de leer. Casi todas las aplicaciones permiten convertir de uno a otro.