El Plan Sugerencias es un medio para promover la participación del personal
en el mejoramiento continuo de su trabajo y obtener un reconocimiento a través de un beneficio económico. Tiene como objetivo:
- Facilitar un medio para difundir e implementar nuevas ideas.
- Fomentar y desarrollar el trabajo en grupo. - Propiciar que el colaborador tenga un medio para mejorar su trabajo, y mejorarse a sí mismo, a través de la participación. - Búsqueda de los aspectos del trabajo que impliquen dificultad, tienen un desarrollo incorrecto, implican trabajos repetitivos, para tratar de eliminarlas o simplificarlas. - Obtener beneficios económicos, tanto para el trabajador, como para la Empresa a través de la disminución de costos de gestión. - Estimular el desarrollo de las habilidades creativas para detectar problemas y mejorarlos. - Buscar el Mejoramiento Continuo en todas las actividades que se desarrollen. - Reducir los costos ya sea en materiales y útiles, simplificación de trámites, archivos, uso de teléfono, fax, correo, fotocopiadoras, etc. - Ayudar a los objetivos estratégicos del área del colaborador.
El diseño del buzón de sugerencias debe contemplar: el objetivo a alcanzar, el
formato a utilizar, los espacios físicos donde va a estar ubicado, la manera en que vamos a procesar las respuestas. Esta etapa también debe contemplar una instancia de información hacia los usuarios sobre el cómo, quien cuando, donde y para que del nuevo canal. APROPIACIÓN: una de las trampas más frecuentes en que suelen caer las organizaciones es que el buzón de sugerencias al poco tiempo de su implementación suele convertirse en un lindo objeto decorativo sin ser capitalizado el uso por el personal. Como todo canal de comunicación que se instituya, el diseño del buzón de sugerencias debe contemplar una estrategia de apropiación que permita a las personas ver la importancia del uso y apropiarlo como un canal propio. La estrategia de apropiación suele por lo general requerir de mucha creatividad, suelen utilizarse acontecimientos naturales de la organización que despiertan necesidad de comunicación, instancias lúdicas, campañas de incógnito e involucramiento de la comunicación horizontal. SEGUIMIENTO: No debemos olvidar que el buzón de sugerencias es un canal de comunicación, por tal tiene un emisor y un receptor que cambian sus roles alternativamente. Las respuestas que demos y que no demos a las sugerencias de los empleados van a ir marcando la performance del canal. La respuesta a las sugerencias deben revestir de inmediatez, indicando los datos necesarios sobre su aplicación o no y agradeciendo el interés en la mejora. Los comentarios de los empleados no deben quedar encapsuladas en el área de RR.HH, como es frecuente, sino que deben involucrarse y comprometerse a las jefaturas directas. Cada organización debe encontrar un método para agilizar la escucha de las respuestas y para convertirlas en acciones. EVALUACIÓN: La evaluación de la evolución del canal nos provee de información cuantitativa y cualitativa sobre que recibimos, quien interviene, que se dice, como se dice, porque se dice y cual es la historia de las respuestas. Es importante recordar que el buzón de sugerencias es un canal de comunicación, pero no es en sí misma la comunicación. Toda sugerencia debe ser presentada a la Gerencia de Recursos Humanos, donde se entregará un documento detallando la fecha de recepción de ésta.
Trimestralmente se reunirá, en los meses de marzo, junio, septiembre y
diciembre de cada año el Comité de Sugerencias a fin de analizar y evaluar aquellas sugerencias recibidas los tres meses inmediatamente anteriores.
El Comité de Sugerencias estará presidido por el Gerente de Recursos
Humanos y formado por las siguientes personas:
Gerente de Producción Gerente Comercial Gerente de Finanzas
La responsabilidad de este comité será evaluar todas aquellas sugerencias
recibidas a fin de determinar la factibilidad de aplicación en la Empresa, solicitando para sus evaluaciones la colaboración de las personas que estimen conveniente.
De todas las sugerencias evaluadas deberán presentar a la Gerencia o
Dirección General un informe en el cual se determine a que colaboradores se les debe otorgar la Bonificación de Premio otorgada por la Empresa.
Este comité tendrá la facultad de resolver la bonificación otorgada por la
Empresa si las sugerencias recibidas no cumplen con los objetivos señalados en los lineamientos o procedimientos específicos.
Ante la eventualidad de que no exista acuerdo en el comité para decidir que
colaborador debe recibir la correspondiente bonificación trimestral, será facultad de la Dirección Superior de la Empresa su resolución.
Es conveniente otorgar una bonificación o premio a los empleados o
colaboradores que a juicio del comité de sugerencias hagan la mejor, este incentivo podrá ir de una cuota fija de dinero, a un porcentaje del ahorro esperado por la sugerencia mensual o incluso anual.